BPMN - einfach erklärt und praktisch anwendbar

Inhaltsverzeichnis
Was ist die BPMN?
Besonderheiten der BPMN
Standardisierungsansatz der BPMN
Prozessmodellierung nach der BPMN
BPMN Elemente: Activities
BPMN Elemente: Gateways
BPMN Elemente: Events
BPMN Elemente: Connecting Objects
BPMN Elemente: Pools und Swimlanes
BPMN Elemente: Artifacts

Was ist die BPMN?

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine grafische Sprache im Prozessmanagement für die Darstellung von Geschäftsprozessen. Mittlerweile ist die BPMN ist ein international etablierter ISO-Standard zur Erstellung von Prozessmodellen. Die Object Management Group stellt diesen Standard bereit, der von den meisten BPM-Tools unterstützt wird. 

Besonderheiten der BPMN

Die BPMN verfolgt das hochgesteckte Ziel, Prozesse sowohl aus Fachbereichs-Sicht als auch aus Sicht der IT korrekt abzubilden. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die Prozessdiagramme sowohl die fachlichen Prozessschritte wie auch die erforderlichen Informationsflüsse detailliert darstellen, die für die erfolgreiche Umsetzung eines Prozesses erforderlich sind. Hierfür stellt die BPMN Symbole zur Verfügung, mit denen Fach- und IT-Spezialisten zu gleichem Maße Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können. Die BPMN versucht damit die Lücke zwischen Organisation und IT zu schließen.

Standardisierungsansatz der BPMN 2.0

Die BPMN ist verwandt mit anderen Sprachen/Notationen, die im Prozessmanagement für die Modellierung und Visualisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. So ist die BPMN z. B. verwandt mit den Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK), einem ebenfalls sehr weit verbreiteten Standard zur Erstellung von Ablaufdiagrammen. BPMN bezweckt eine Vereinheitlichung der verschiedenen Darstellungsformen, die heutzutage für die Prozessmodellierung Verwendung finden. Der einheitliche Standard der BPMN 2.0 ermöglicht einen einfachen Austausch bei der Darstellung, Ausführung und Kommunikation von Geschäftsprozessen.

Obwohl die Wurzeln der BPMN in Sprachen zur Beschreibung von Workflows liegen, kann sie sowohl für die Modellierung von automatisierbaren als auch von nicht automatisierbaren Geschäftsprozessen verwendet werden. Die BPMN ist universell und unabhängig von bestimmten Fachdomänen einsetzbar. Egal ob zur Modellierung von Dienstleistungsprozessen, Fertigungsabläufen oder gar klinischen Behandlungspfaden. Die BPMN 2.0 wurde als offizieller Standard für die Prozessmodellierung von der ISO festgeschrieben.

Prozesmodellierung nach der BPMN

Proboard-Moderationskoffer-BPMN-Prozess-Bestellungen-abwickeln

Die eigentliche Visualisierung der Prozesse wird Prozessmodellierung genannt. Beantworten Sie unbedingt die folgenden seachs Fragen, bevor Sie in Ihrem Unternehmen beginnen Prozesse zu modellieren. Die Antworten auf diese Fragen geben vor, wie Sie zur Prozessmodellierung nach der BPMN vorgehen sollten. 

  1. Was ist Ziel und Zweck der Modellierung? Warum wollen Sie den Prozess formualisiert visualisieren?
  2. Ist es eine Ist-Aufnahme oder ein Sollprozess-Design?
  3. Wie klar ist Ihr Bild des Prozesses oder das des Prozess-Teams?
  4. Ist eine Prozessmodellierung im Team geplant oder wäre diese sinnvoll?
  5. Was planen Sie mit dem Ergebnis der Prozessmodellierung, dem Prozessmodell?
  6. Wie wollen Sie das Ergebnis der Modellierung, den visualisierten Prozess, in Ihrem Unternehmen kommunizieren?
  7. Setzen Sie bereits ein BPM-Tool zur Modellierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen ein oder planen Sie es?

BPMN Moderationskoffer zur Prozessmodellierung ansehen

 
Die BPMN ist eine mächtige Modellierungssprache für Geschäftsprozesse. Ihre Größe und Vielfalt birgt aber auch Tücken beim Erlernen, Verstehen und Anwenden. Messen Sie bei der Prozessmodellierung dem Aspekt der formalen Korrektheit nicht zu hohes Gewicht bei. Konzentrieren Sie sich bei der Prozessdokumentation auf die korrekte Abbildung des fachlichen Ablaufes, ohne dabei zu viel Zeit auf die akribische Befolgung der Semantik zu legen. Machen Sie den Detailgrad und den Grad der semantischen Korrektheit immer vom Leser Ihres zukünftigen Prozessmodells und dessen Ziel abhängig.

 

Die BPMN 2.0 Notation genauer betrachtet

BPMN Geschäftsprozessdiagramme werden horizontal und von links nach rechts gelesen. Im folgenden Abschnitt erläutern wir Ihne die grafischen Elemente der BPMN, die in folgende Kategorien eingeteilt werden:

Proboard BPMN Activities

Flow Objects / Flussobjekte: Activities / Aktivitäten

Activities (Aktivitäten) sind BPMN-Elemente, die für bestimmte Handlungen oder Aufgabe stehen, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen sind.  Activities werden in der BPMN als Rechteck mit abgerundeten Ecken und einem schwarzen Rand dargestellt. Die elementare Activity wird als Task bezeichnet, komplexere Activities werden als Subprocess (Teilprozesse) bezeichnet. Sie unterscheiden sich in der Notation durch ein +-Symbol.

Tasks sind Activities, die eine Prozessrolle Schritt für Schritt ausführt, um das Ziel seines Geschäftsprozesses zu erreichen. Eine Task wird immer einer Lane zugewiesen. Halten Sie bei der Benennung der Tasks eine feste Struktur ein. Benutzen Sie hierzu stets Objekt gefolgt von einem Verb, wie z. B. "Rechnung prüfen". In Sequenzflüssen werden einzelne Tasks durch einen Pfeil verbunden (mit Sequenzflüssen verbinden).

Bei der Prozessdokumentation kann es schnell passieren, dass Sie die Übersicht verlieren, je mehr Details Sie einem Prozess hinzufügen. Oft ist ein Geschäftsprozess zu komplex, um in einem BPMN-Diagramm erfasst zu werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, mit Subprocesses (Teilprozessen) zu arbeiten. So ist es möglich, die Einzelheiten komplexer Aufgaben übersichtlich abzubilden. Subprocesses können in auf- oder zugeklappt dargestellt werden.

Proboard-Verzweigungen-Detail-Profil-mit-Rand

  Flow Objects / Flussobjekte: Gateways / Entscheidungen

Ein Gateway stellt einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem verschiedene Kontrollflüsse zusammenlaufen.  Gateways erlauben, den Prozessverlauf zu kontrollieren, zu verzweigen und zusammenzuführen. Ein Gateway wird als auf der Spitze stehendes Quadrat gezeichnet. Je nach Symbol im Inneren des Quadrats steht es für einen AND-, einen OR- oder einen XOR-Gateway. Darüber hinaus werden weitere Symbole innerhalb des Quadrats für ereignisbasierte und komplexe Gateways verwendet.

Exklusive Gateways (XOR) stellen entweder/oder Entscheidungen innerhalb von Geschäftsprozesses dar? Ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessen sind Auswahlmöglichkeiten, also Geschäftsentscheidungen. Die Option „entweder/oder” zählt zu den am häufigsten verwendeten Auswahlmöglichkeiten. Exklusive Gateways beschränken die möglichen Resultate einer Entscheidung auf einen einzigen Pfad, der durch die begleitenden Umstände festgelegt wird. Sie können exklusive Gateways ebenfalls verwenden, um Entscheidungen mit mehr als nur zwei möglichen Resultaten zu modellieren.

Parallele Gateways (AND): In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, den Fluss Ihrer Geschäftsprozesse zu verzweigen. Dies ist etwa nötig, wenn die Finanzabteilung- und HR-Abteilung zur gleichen Zeit einen neuen Arbeitsvertrag prüfen möchten. Damit reduziert sich insgesamt die Zykluszeit, die für einen Case benötigt wird. Um in BPMN gleichzeitig ablaufende Flüsse darzustellen, verwenden Sie ein paralleles Gateway. Das verzweigende parallele Gateway vervielfacht den eingehenden Sequenzfluss: Dies führt zu mehreren ausgehenden Sequenzflüssen, die gleichzeitig ausgeführt werden. Ein verbindendes paralleles Gateway wartet so lange, bis alle eingehenden Sequenzen abgeschlossen sind, bevor sie alle im ausgehenden Fluss verbunden werden.

Inklusive Gateways (OR) werden verwendet, um darzustellen, welche Entscheidungen innerhalb des Geschäftsprozesses getroffen werden müssen. Im Fall von inklusiven Gateways sind eine oder mehrere Bedingungen möglich. Ein Beispiel: Um eine Bewerbung zu evaluieren, kann ein Recruiter den Lebenslauf des Bewerbers prüfen, das Anschreiben, die Referenzen sowie das Linkedin-Profil. Da das Ergebnis im Einzelnen davon abhängig ist, welche Informationen dem Recruiter vorliegen, müssen nicht zwangsläufig alle Dokumente geprüft werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Ereignisbasierte Gateways und exklusive Gateways ähneln sich: Von den zahlreichen unterschiedlichen Optionen, die zur Verfügung stehen, folgen sie ausschließlich einem Pfad. Doch es gibt zwei wichtige Unterschiede. Ereignisbasierte Gateways werden ausschließlich von bestimmten Ereignissen ausgelöst. Sie führen erst zu einer Entscheidung, wenn diese Ereignisse tatsächlich auftreten – ohne den direkten Einfluss der Prozessteilnehmer. Ereignisbasierte Gateways berücksichtigen nur das erste eintretende Ereignis.

Proboard-Ereignisse-Profil-mit-Rand-freigestellt

  Flow Objects / Flussobjekte: Events / Ereignisse

Events (Ereignisse) zeigen an, dass etwas passiert. Sie definieren den Anfang und das Ende eines Prozesses und beschreiben die Interaktionen des Prozesses mit seinen Schnittstellen. Ein Event ist etwas, das sich in einem Geschäftsprozess ereignen kann, zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten einer Situation. 

Events werden in drei Klassen eingeteilt:

  • nach ihrer Position im Geschäftsprozess in Start-, Intermediate- und End-Event.
  • nach ihrer Wirkung im Geschäftsprozess in Catching-Event (reagiert auf Auslöser) und Throwing-Event (liefert Ergebnis).
  • nach ihrer Art in Timer-, Message-, Exception-Event, etc. Pro Event-Typ kennt die Notation ein eigenes Symbol, das im Innern des Kreissymbols für den Event angezeigt wird.

Das Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses. Es wird durch die erste Aktivität oder das erste Gateway ausgelöst und mit einem Sequenzfluss verbunden. Beispiel: In einem Online-Shop markiert eine eingehende Bestellung den gesamten Prozess bis zur Lieferung. Dann gilt die eingegangene Bestellung als Startereignis. Allgemein gilt: Ein Prozess kann niemals ohne ein Startereignis ausgeführt werden.

Neben einem Startereignis sollte ein Prozess auch immer ein Endereignis aufweisen. Dieses Endereignis kennzeichnet immer auch das Geschäftsziel Ihres Prozesses. Es wird erreicht, sobald die Prozessteilnehmer die entsprechende Sequenz abgeschlossen haben. Im unten abgebildeten Beispiel besteht das Geschäftsziel darin, den Prozess bis zur versandten Bestellung abzuschließen. Endereignisse können ebenfalls Misserfolge symbolisieren: In unserem Beispiel scheitern wir am Geschäftsziel, wenn die bestellten Produkte nicht verfügbar sind.

Zwischenereignisse sorgen für Veränderungen in der Prozessausführung und in der Art, wie ein Prozess sich in Bezug auf seine Umgebung verhält. Sehen wir uns beispielsweise einen Bewerbungsprozess an: Die oder der Bewerber/in verfasst eine Bewerbung und schickt sie dem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail zu. Dieser Vorgang wird nach dem BPMN-Standard durch ein ausgehendes Zwischenereignis dargestellt, das den Versand einer Nachricht anzeigt.

Der Eingang der Bewerbung wird durch ein eingehendes Zwischenereignis dargestellt: Es zeigt in diesem Prozess an, dass eine Nachricht eingegangen ist. Sobald dieses Ereignis ausgelöst wurde, wird der Prozess fortgesetzt.

  Connecting Objects / Konnektoren

Sequence Flows (Sequenzflüsse) verbinden Activities untereinander, sowie mit Gateways und Events. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden und wie sich Aktivitäten, Events und Gateways zueinander verhalten.

Ein Conditional Flow wird nur dann durchlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist, ein Default Flow nur, wenn kein anderer Sequence Flow durchlaufen werden kann.

Dabei sollten Sie beachten, dass ein Sequenzfluss ausschließlich Elemente innerhalb desselben Pools miteinander verbinden kann. Um die Kommunikation über einen Pool hinaus darzustellen, sollten Sie immer Message Flows (Nachrichtenflüsse) verwenden.

Ein Message Flow (Nachrichtenfluss) zeigt an, dass zwei Lanes oder Pools in einem Business Process Diagrammoder zwei Elemente daraus Meldungen austauschen. Message Flows verbinden Lanes, Pools oder Flow Objects nur temporär miteinander. 

Für alle Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Pools eignen sich ausschließlich Nachrichtenflüsse. Da sie die Komplexität Ihres Prozessmodells erhöhen, sollten Sie diese Nachrichtenflüsse genauer definieren, als jene, die sich innerhalb desselben Pools bewegen. Dafür stellt der Industriestandard BPMN Ereignisse zur Verfügung (Ereignisse verknüpfen). Jede eingehende Nachricht wird durch ein eingehendes Ereignis dargestellt – die Organisation wartet auf die passende eingehende Nachricht. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die Lieferadresse für dieses Paket wird von der Website, über die die Bestellung eingeht, bereitgestellt. Später bestätigen Sie den Eingang des Paketes durch eine Nachricht, die zurück an die Website geschickt wird. Eine Interaktion erfolgt also nicht nur zwischen Aktivitäten, sondern tritt auch zwischen verschiedenen Pools auf. Die Nachrichtenflüsse verfügen über kleine Symbole, an denen Sie sie mit den Aktivitäten (oder Events) verknüpfen können, um eine ausgehende Nachricht anzuzeigen. Die verschiedenen Lanes sind Teil des gesamten Organisationskontextes und innerhalb dieser befinden sich Sequenzflüsse, anstatt Nachrichtenflüsse.

Bei Schleifen, Wiederholungen, Revisionen o. ä. wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette ggf. durch eine Sequenzflussverbindung deutlich gemacht.

 Pools und Swimlanes / Schwimmbahnen

Mit Hilfe von Pools und Lanes werden die Verantwortlichkeiten und Organisationsgrenzen in Geschäftsprozessen bzw. in einer Prozesslandschaft dargestellt.

Ein Pool repräsentiert die wesentlichen Prozessbeteiligten, typischerweise jeweils unterschiedliche Organisationen. Ein Pool ist eine Einheit mit klar voneinander abgegrenzten organisatorischen Grenzen, wie etwa ein Unternehmen oder eine Organisation. 

Eine Lane ist eine Unterteilung eines Pools, die sich über die komplette Länge des Pools erstreckt. Ein Lane repräsentiert verschiedene Abteilungen, Rollen oder Personen in einem Prozess und damit die Prozessteilnehmer. Lanes, die sich im selben Pool befinden, können ohne Einschränkungen miteinander interagieren.

 Artifacts / Artefakte

Eine Annotation ist ein Kommentar, der einem Element eines Geschäftsprozesses zugeordnet werden kann.

Ein Data Object repräsentiert ein Artefakt, das der Geschäftsprozess bearbeitet. Mit Data Objectskönnen sowohl elektronische Objekte wie Dokumente oder Datensätze, als auch physische Objekte wie Brötchen oder Bücher dargestellt werden.

Eine Group ist ein Hilfsmittel, um Elemente eines Geschäftsprozess visuell zusammenzufassen. Sie ist nicht zu verwechseln mit einem Subprocess.

 
Die Berliner BPM-Offensive (BPMB), eine Initiative von BPM-Interessierten aus Berlin, stellt auf Ihrer Website ein BPMN-Poster zur Verfügung. Dieses können Sie über den folgenden Link abrufen. 

Technische Basis der BPMN 2.0

Die BPMN 2.0 standardisiert ein XML-basiertes Format, in dem BPMN-Diagramme gespeichert werden können. Dieses Format dient dem Austausch zwischen BPM-Tools, wie z. B. zwischen Modellierung-, Simulations- und Workflow-Tools und damit eine Entwicklung hin zum BPM-Round-Trip-Engineering.

Wie jede Sprache unterliegt auch die BPMN einer gewissen Semantik. Die Notation wird in einem Standarddokument zur BPMN definiert, in dem die Bedeutung der Symbole erläutert werden. Diagramme nach der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD).

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Ich habe die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen.

Die Datenschutzbestimmungen habe ich zur Kenntnis genommen.