Flussdiagramme erstellen – Schritt für Schritt Anleitung

Vier Personen diskutieren gemeinsam über einen Prozess an einem Whiteboard mit magnetischen Moderationskarten

Ziel und Definition von Flussdiagrammen

Unternehmen, die Flussdiagramme erstellen, suchen nach einer einfachen Möglichkeit, Unternehmensabläufe grafisch zu veranschaulichen. Dazu zählen beispielsweise Abläufe in Geschäftsprozessen, Anwendungen oder Systemen. Flussdiagramme werden auch als Ablaufdiagramme, Flowcharts (Englisch für Flussdiagramm), Programmstrukturplan, oder Programmablaufplan (beschreibt Abläufe im Computerprogramm) bezeichnet. Die in dem folgenden Artikel beschriebene Methode ist für jedermann anwendbar.

Welchen Mehrwert bieten Flussdiagramme?

Mit Hilfe von Flussdiagrammen kannst du die Abläufe aus dem Alltag oder dem Berufsleben sehr anschaulich darstellen. Du kannst Flussdiagramme mit sehr einfachen Mitteln erstellen. Durch sie können komplizierte Sachverhalte plötzlich leicht verständlich und für jedermann transparent dargestellt werden. Durch das Erstellen von Flussdiagrammen grenzt du Zuständigkeiten klar ab. Breichsübergreifende Prozesse können entwickelt und dargestellt werden, um beispielsweise neue Kollegen einzuarbeiten. In einem weiteren Blog-Beitrag widmen wir uns der Methoden und Tools zur Prozessmodellierung

Mit Flussdiagrammen stellst du Prozessverläufe inklusive möglicher Variationen logisch dar. Dadurch können die Prozesse und gesamte Prozessmodelle besser geplant und erklärt werden. Wenn du ein Flussdiagramm erstellst, stellst du immer auch implizit den funktionalen Zusammenhang und den zeitlichen Ablauf von Aktivitäten dar. Visualisierte Abläufe erleichtern Problemlösungen und ermöglichen das kollaborative Arbeiten an Schaubild und verdeutlichen die Abhängigkeiten der Arbeitsabläufe. Flowcharts schaffen Transparenz und ermöglichen dir und deinen Mitarbeitern einen vernetzten Blick auf Ihr Unternehmen.

Wie planst und erstellst du Flussdiagramme?

Definiere Umfang und Zweck bevor du ein Flussdiagramm erstellst. Was möchtest du erreichen? Enthält dein Flussdiagramm die richtigen Symbole, einschließlich der richtigen Start- und Endpunkte, um deinen Zweck zu erreichen? Gehen Sie bei Ihren Recherchen sorgfältig und detailliert vor. Aber halte das Flussdiagramm simpel genug, um effektiv mit Ihrer anvisierten Zielgruppe kommunizieren zu können. Dazu musst du natürlich die Zielgruppe des Flussdiagramms kennen.

Bestimmen die verschiedenen Schritte in chronologischer Reihenfolge, wenn du ein Flussdiagramm erstellst. Hierzu musst du eventuell Beteiligte befragen, den betreffenden Prozess unter die Lupe nehmen und/oder jegliche bereits vorliegende Dokumentation durchgehen. Du kannst die Schritte zunächst in Form von Notizen aufschreiben oder mit einem ersten Diagrammentwurf beginnen. Sammle alle Arbeitsschritte und ordnen diese danach systematisch in Ihren Notizen in einem Ablauf an. Strukturiere deine gesammelten Informationen nach bestimmen Informationskategorien. Beispielsweise nach Prozessschritten, Entscheidungen, Datensatz, Input oder Outputs.

Erstelle zuerst den happy path wenn du ein Ablaufdiagramm erstellst. Hierzu gibt es Software-Lösungen oder spezielle Moderationskoffer zur Erstellung von Flussdiagrammen, die darauf spezialisiert sind Flussdiagramme zu erstellen. Die Moderationskoffer benutzen standardisierte Symbole, die auf Whiteboards oder Pinnwänden befestigt werden können. Die einzelnen Symbole werden mit Linien verbunden und können zusätzlich beschriftet werden. Nach der Fertigstellung eines Flussdiagramms wird in aller Regel die Realisierbarkeit des Ablaufd überprüft und noch einmal mit anderen Lösungsvarianten verglichen.

Baue zusätzliche Prozessverzweigungen ein. Anschließend werden in den Ablauf noch alternative Handlungspfade in Form von Verzweigungen (Ja-Nein-Weichen) eingebaut.

Verifiziere das Flussdiagramm. Verifizieren das Flussdiagramm indem du die Schritte mit Personen durchgehst, die am Prozess beteiligt sind. Beobachte und analysiere den Prozess in der Folgezeit, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Schritte oder Aspekte übersehen hast, die für deinen Zweck notwendig sind.

Flussdiagramm Symbole – die richtige Auswahl

Wenn du ein Flussdiagramm erstellst, dann soll es für jeden verständlich bleiben. Aus diesem Grund haben sich feste Symbole zur Beschreibung von Abläufen durchgesetzt. 

Aktivitäten symbolisiert durch Rechtecke

Das Rechteck-Symbol steht für Aktivitäten, Prozesse, Tätigkeiten oder Verarbeitungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um manuelle oder automatisierte Tätigkeiten handelt. Wenn es sich bei dem Rechteck um einen Prozess handelt, der in der nächsten Ebene mit einem weiteren Flussdiagramm detailliert wird, dann wird dieses mit einem Plus im Rechteck visualisiert. Wenn du ein Flussdiagramm erstellst, ist das Symbol im Flussdiagramm immer das gleiche. Beispiele für Tätigkeiten im Flussdiagramm:

  • Kauf eines Gerätes
  • Annahme eines Kundenauftrags
  • Erlass eines Gesetzes
  • Anfertigung eines Halbfertigprodukts
  • Druck einer Rechnung
  • Versand eines Produkts
Profilansicht einer beschrifteten weissen rechteckigen magnetischen Moderationskarte für Flussdiagramme von Proboard am Whiteboard

Entscheidungen symbolisiert durch Rauten

An dieser Stelle wird eine Entscheidung erforderlich. Erscheint im Flussdiagramm das Symbol der Entscheidung verzweigt der Prozess anschließend in mindestens zwei weitere Stränge. Eine Entscheidung ist ein Punkt, an dem das Ergebnis einer Entscheidung dem nächsten Schritt diktiert. Meist handelt es sich um eine Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Entscheidung. In diesem Fall zweigt sich der Prozess in zwei Stränge auf. In diesem Fall kommen zwei Flusslinien aus dem Rauten-Symbol heraus. Beispiele für Entscheidungen bzw. Verzweigungen sind:

  • Rechnung OK?
  • Bonität ausreichend?
  • Qualität in Ordnung?
  • Kunden zufrieden?
  • Daten vollständig?
Gedrehte Profilansicht einer beschrifteten weissen quadratischen magnetischen Moderationskarte für Flussdiagramme von Proboard am Whiteboard

Ereignisse symbolisiert durch Kreise

Ereignisse als Start- und Endpunkte: Ereignisse werden symbolisiert durch Kreise und stellen die Start- und Endpunkte es Prozesse dar.

Zwischenereignisse: Eine Wartezeit, wo keine Aktivität erfolgt. In der Prozessabbildung sind Verzögerungen oft wichtig, da sie die Kosten für das Produkt hinzufügen oder einfach verzögert seine Produktion führen können.

Profilansicht einer beschrifteten runden magnetischen Moderationskarte für Flussdiagramme von Proboard am Whiteboard

Verbinder symbolisiert durch Linien

Verbinder / Linien / Pfeile: Die Symbole sind immer von oben nach unten zeitlich angeordnet und der Reihe nach durch Pfeile (Verbinder) miteinander verbunden.

Schwarzer BPMN 2.0 Verbinder bzw. Connector

Inputs und Ouptus

Dieses Symbol zeigt an, dass Informationen von außerhalb in den Prozess einfließen oder aus dem Prozess ausgegeben werden. Dieses Symbol kann in Flussdiagrammen auch verwendet werden, um Materialien darzustellen. Datenein- und Datenausgabesymbol – wird für Informationen verwendet, die in einen Prozess ein- bzw. ausgehen. Bsp.: Ausgang = Berichte, Produkte; Eingang = Anfrage an ein Amt, Auftrag an einUnternehmen Dokument – eine Aktivität wird dokumentiert, d.h. in einem Dokument (Schriftstück, Datei) festgehalten. 

Pools und Swimlanes

Die sogenannte Schwimmbahn-Darstellung (swimlane) dient bei abteilungsübergreifenden Prozessen zur Separierung von Unterprozessen und deren organisatorischen Zuordnung. Im “Schwimmbahn-Flussdiagramm” werden die Abläufe in Bahnen gruppiert. Dabei stellen Bahnen die einzelnen Organisationseinheiten dar, in denen die jeweiligen Unterprozesse des Gesamtablaufs durchgeführt werden. Die Bahnen werden mit den Namen der Organisationseinheiten beschriftet. Mehrere Bahnen in einem Unternehmen werden zu einem “Pool” zusammengefasst. „Schwimmbahnen“ können horizontal oder vertikal dargestellt werden.

Wie erstellst du das perfekte Flussdiagramm?

Hier sind einige praktische Tipps, wie du ein perfektes Flussdiagramm erstellst:

  1. Am Anfang und Ende eines Flussdiagramms sollte immer ein Ereignis stehen.
  2. Behalte bei der Gestaltung Ihrer Diagramme immer deine Zielgruppe im Hinterkopf. Klare Kommunikation ist eines der wichtigsten Ziele von Flussdiagrammen.
  3. Verwende nicht zu viele Symbole bzw. Symbole. Flussdiagramme, die mit wenigen Standardsymbolen auskommen, sind einfacher verständlich für die Leser. Einfache Flussdiagramme werden schneller akzeptiert.
  4. Falls mehrere Teams oder Abteilungen an dem Prozess beteiligt sind, für den du ein Diagramm erstellst, ist es unter Umständen empfehlenswert, ein Swimlane-Diagramm zu nutzen, um Verantwortungsbereiche und Übergaben klar zu veranschaulichen.
  5. Bezeichne alle Symbole mit eindeutigen Beschriftungen.
  6. Das Flussdiagramm sollte, nach Möglichkeit, immer von links nach rechts in der Leserichtung fließen.
  7. Ein gewählter Detaillierungsgrad sollte beibehalten werden. Beschreibe das Flussdiagramm nie zu grob aber auch nicht zu detailliert.
  8. Pfeile sollte sich im Flussdiagramm nach Möglichkeit nicht kreuzen.
  9. Alle Entscheidungen sollten mindestens zwei Ausgänge haben.
  10. Alle Tätigkeiten sollten mit Substantiv und Verb beschrieben sein (z.B. Auftrag abwickeln oder Auftrag abrechnen).
  11. Lasse das Flussdiagramm vor der Veröffentlichung von mehreren Kollegen lesen, um wichtigen Input einzuholen.

Die magnetischen und wiederverwendbaren Moderationskarten von Proboard sind das ideale Werkzeug zur Erstellung von Flussdiagrammen.

Moderationskoffer für Flussdiagramme

Welche Tools gibt es für Flussdiagramme?

Brainstorming-Programme, wie Mindmap, helfen komplexe Prozesse zu gliedern, um diese später in Flussdiagrammen darzustellen. Coggle und MindMeister sind freie Tools, die jeder herunterladen kann, um im ersten Schritt Ideen für mögliche Ereignisse, Tätigkeiten und Entscheidungen zu sammeln. 

Während im Informatik-Unterricht in der Schule bereits Powerpoint, oder Word für die Abitur-Vorbereitung völlig ausreicht, sind spätestens im Studium mächtigere Werkzeuge wie Microsoft Visio zur Erstellung von Flussdiagrammen gefragt. Wer kein Geld ausgeben mag, kann, alternativ zum kostenpflichtigen Produkt von Microsoft, kostenlose Flowchart-Tools wie yEd Grap, Draw IO (Online Tool), Google Docs und viele andere nutzen. Draw IO, Visio und yEd Grap sind mehrsprachige (Deutsch, Englisch, …) Spezialprogramme, die nicht nur Fehler in der Prozesskette selbstständig aufdecken können. Durch die intuitive Bedienoberfläche werden einfache Vorgänge (Objekte hinzufügen, ändern, löschen) schnell erledigt, für komplexere Aufgaben können Lern-Videos genutzt werden.

Ablaufdiagramme erstellen in der Programmierung

In ihrer Funktion als visuelle Darstellung eines Datenflusses sind erstellte Flussdiagramme äußerst nützlich, um ein Programm oder einen Algorithmus zu schreiben. Geschieht dies in Zusammenarbeit mit anderen, erleichterst du außerdem die Kommunikation. Du kannst Flussdiagramme nutzen, um die einem Programm zugrunde liegende Logik zu bestimmen, bevor du mit dem Codieren des automatisierten Prozesses beginnst. Es kann hilfreich sein, das Gesamtbild und große Zusammenhänge hervorzuheben und einen Leitfaden zu erstellen, der beim Codieren als Grundlage dienen kann. Flussdiagramme erfüllen insbesondere folgende Funktionen:

  • Darstellung der Anordnung bzw. Organisation von Code
  • Visualisierung der Ausführung von Code innerhalb eines Programms
  • Erläuterung der Struktur einer Website oder Anwendung.
  • Analyse des Nutzerverhaltens auf einer Website oder in einem Programm.

Programmierer schreiben häufig sogenannten Pseudocode, eine Kombination aus Wörtern und Programmiersprache, die von Menschen gelesen werden kann. Mit solchem Code lässt sich ein höheres Maß an Details darstellen, sodass er entweder anstelle eines Flussdiagramms oder als nächste Etappe nach dem Schreiben von Code verwendet werden kann.

Flussdiagramme erstellest du für die folgenden Anwendungsbereiche

Flussdiagramme erfüllen weit über den Bereich der Computerprogrammierung hinaus unterschiedliche Zwecke in vielen verschiedenen Bereichen.

Flussdiagramme im Bereich Prozessmanagement Allgemein

  • Dokumentieren von Prozessen
  • Analysieren von Prozessen
  • Nachvollziehen von Bestellungs- und Beschaffungsprozessen
  • Darstellen der Aufgaben oder täglichen Routine eines Mitarbeiters
  • Normieren eines Prozesses für optimale Effizienz und Qualität
  • Kommunizieren eines Prozesses zwecks Schulung oder eines besseren Verständnisses in anderen Teilen des Unternehmens
  • Identifizieren von Engpässen in Prozessen, überflüssigen Schritten oder Aspekten innerhalb eines Prozesses, um diesen zu optimieren

Ablaufdiagramm erstellen im Bereich Bildung

  • Planung von Unterrichtsstoff und akademischen Voraussetzungen
  • Erstellen eines Unterrichtsplans oder eines mündlichen Vortrags
  • Organisieren eines Gruppen- oder individuellen Projekts
  • Veranschaulichen eines rechtlichen oder Zivilverfahrens, zum Beispiel Wählerregistrierung
  • Planen und Strukturieren kreativer Arbeiten, zum Beispiel Songtexte oder Gedichte
  • Erläuterung der Charakterentwicklung für Literatur- oder Filmfiguren
  • Darstellung des Flusses eines Algorithmus oder Logikrätsels
  • Analysieren eines wissenschaftlichen Prozesses, zum Beispiel des Citratzyklus
  • Veranschaulichen eines anatomischen Prozesses, zum Beispiel der Verdauung
  • Auflistung von Symptomen und Behandlungsmöglichkeiten für Krankheiten bzw. Erkrankungen jeder Art
  • Kommunizieren von Hypothesen und Theorien, zum Beispiel der Maslowschen Bedürfnishierarchie

Flussdiagramme erstellen für Vertrieb und Marketing

  • Planung der Struktur einer Umfrage
  • Darstellen eines Vertriebsprozesses
  • Nachvollziehen des Nutzerpfads auf einer Website oder in einem Ladengeschäft
  • Darstellung von Registrierungsprozessen im Marketing
  • Planung von Recherchestrategien
  • Darstellung von Registrierungsprozessen
  • Bekanntgabe und Verbreitung von Kommunikationsstrategien, etwa von Notfall-PR-Plänen

Flowcharts in der Unternehmenssteuerung

  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf eine Wirtschaftsprüfung, inklusive zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen
  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf einen Verkauf oder eine Konsolidierung
  • Entwickeln eines Geschäfts- oder Produktplans

Flowcharts in der Produktion

  • Erläutern der physischen oder chemischen Zusammensetzung eines Produkts
  • Darstellung des Produktionsprozesses von Anfang bis Ende
  • Aufdecken und Beheben von Ineffizienzen innerhalb eines Produktions- oder Beschaffungsprozesses

Flussdiagramme in der Konstruktion

  • Darstellung von Prozess- oder Systemabläufen
  • Entwerfen und Aktualisieren von chemischen Prozessen bzw. Prozessen innerhalb industrieller Anlagen
  • Bewertung des Lebenszyklus einer Struktur.
  • Darstellung eines Reverse-Engineering-Ablaufs
  • Erläuterung der Design- und Prototyp-Phase einer neuen Struktur bzw. eines neuen Produkts

Arten von Flowcharts

Unterschiedliche Autoren beschreiben verschiedene Arten von Flussdiagramm auf unterschiedliche Art. Dazu gehören Experten mit veröffentlichten Werken, zum Beispiel Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl und Mark A. Fryman.

In seinem 2003 erscheinen Buch Critical Incident Management(Umgang mit kritischen Zwischenfällen) listet Sterneckert vier beliebte Flussdiagrammarten auf, die sich alle mit der Steuerung bzw. Kontrolle eines Datenflusses und nicht mit dem Datenfluss an sich befassen:

  • Document Flowcharts (Dokumentenflussdiagramme):Diese zeigen bestehende Kontrollmaßnahmen in Bezug auf den Dokumentenfluss über die verschiedenen Komponenten eines Systems hinweg. Das Diagramm wird von links nach rechts gelesen und veranschaulicht den Fluss von Dokumenten durch die einzelnen Geschäftsbereiche.
  • Data Flowcharts (Datenflussdiagramme):Diese zeigen die Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen, denen Datenflüsse in einem System unterliegen. Datenflussdiagramme werden in erster Linie zur Darstellung der Kanäle verwendet, über die Daten innerhalb des Systems weitervermittelt werden, und nicht etwa zur Veranschaulichung von Kontrollflüssen.
  • System Flowcharts (Systemflussdiagramme): Diese stellen den Datenfluss zu den bzw. durch die wichtigsten Komponenten eines Systems dar, zum Beispiel Dateneingaben, Programme, Speichermedien, Prozessoren und Kommunikationsnetzwerke.
  • Program Flowcharts (Programmflussdiagramme): Diese zeigen die internen Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen eines Programms innerhalb eines Systems.

In seinem 1978 erschienenen Werk Microprocessors: Design and Applications (Mikroprozessoren: Aufbau und Anwendungen) unterscheidet Veronis je nach Umfang und Detail drei Flussdiagrammtypen:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm): Gibt Aufschluss über die relevanten Geräte
  • General Flowchart (Allgemeines Flussdiagramm): Erfüllt eine Übersichtsfunktion
  • Detailed Flowchart (Detailliertes Flussdiagramm): Bietet ein höheres Maß an Details

Bohl unterscheidet in ihrem Werk „A Guide for Progammers“ (Eine Anleitung für Programmierer) aus dem Jahr 1978 hingegen lediglich zwischen zwei Diagrammarten:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm)
  • Program Flowchart (Programmflussdiagramm)

Fryman auf der anderen Seite führt 2001 in Quality and Process Improvement (Qualitäts- und Prozessoptimierung) mehrere Kriterien für die Unterscheidung zwischen einzelnen Diagrammarten an und konzentriert sich dabei auf geschäftliche Kriterien, anstatt sich auf Computer-relevante Aspekte zu beziehen:

  • Decision Flowchart (Entscheidungsflussdiagramm)
  • Logic Flowchart (Logikflussdiagramm)
  • Systems Flowchart (Systemflussdiagramm)
  • Product Flowchart (Produktflussdiagramm)
  • Process Flowchart (Prozessflussdiagramm)

Weitere Autoren haben unter anderem folgende Arten von Flussdiagrammen begründet:

  • Swimlane-Grafiken bzw. Swimlane-Flussdiagramme: Darstellung von Aufgaben und Verantwortungen in teamübergreifenden Prozessen
  • Workflow-Flussdiagramm: Dokumentieren von Arbeitsabläufen in Büros, oft einschließlich Aufgaben, Dokumenten und sonstigen Informationen
  • EPK-Flussdiagramm (EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette): Dokumentieren oder Planen eines Geschäftsprozesses
  • SDL-Flussdiagramme (SDL: Specification and Description Language; deutsch Spezifikations- und Beschreibungssprache): Planung von Computeralgorithmen anhand drei grundlegender Komponenten: Systemdefinitionen, Blocktypen und Prozesstypen

Diese verwandten Diagrammtypen werden oft als Arten von Flussdiagrammen bezeichnet:

  • Datenflussdiagramm (DFD): Stellt den Informationsfluss eines Prozesses oder Systems dar
  • Prozessflussdiagramm (PFD): Eine Art von Flussdiagramm, welche die Zusammenhänge zwischen den wichtigsten Komponenten einer industriellen Anlage darstellt
  • Business Process Model and Notation (BPMN 2.0): Stellt die einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses grafisch dar