Flussdiagramm erstellen

Was sind Flussdiagramme?

Ein Flussdiagramm ist eine einfache Möglichkeit, Abläufe jeglicher Art grafisch zu veranschaulichen. Dazu zählen beispielsweise Anwendungen, Systeme, oder Geschäftsprozesse. Ein Flussdiagramm wird auch als Ablaufdiagramm, flowchart (Englisch für Flussdiagramm), Programmstrukturplan, oder Programmablaufplan (beschreibt Abläufe im Computerprogramm) bezeichnet.

Warum sollten Sie Flussdiagramme erstellen?

Mit Hilfe von Flussdiagrammen können Sie Abläufe aus dem Alltag oder dem Berufsleben sehr anschaulich darstellen. Flussdiagramme können mit sehr einfachen Mitteln erstellt werden. Durch sie können komplizierte Sachverhalte plötzlich leicht verständlich und für jedermann transparent dargestellt werden. Durch das Erstellen von Flussdiagrammen werden Zuständigkeiten klar abgegrenzt. Breichsübergreifende Prozesse können entwickelt und dargestellt werden, um beispielsweise neue Kollegen einzuarbeiten. In einem weiteren Blog-Beitrag widmen wir uns der Methoden und Tools zur Prozessmodellierung.

Flussdiagramme können Prozessverläufe inklusive möglicher Variationen logisch darstellen. Dadurch können die Prozesse besser geplant und erklärt werden. Wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen, stellen Sie immer auch implizit den funktionalen Zusammenhang und den zeitlichen Ablauf von Aktivitäten dar. Visualisierte Abläufe erleichtern Problemlösungen und ermöglichen das kollaborative Arbeiten an Schaubild. 

Wie planen und erstellen Sie ein Flussdiagramm?

  • Definieren Sie Umfang und Zweck Ihres Flussdiagramms 
    Was möchten Sie erreichen? Enthält Ihr Flussdiagramm die richtigen Symbole, einschließlich der richtigen Start- und Endpunkte, um Ihren Zweck zu erreichen? Gehen Sie bei Ihren Recherchen sorgfältig und detailliert vor. Aber halten Sie das Flussdiagramm simpel genug, um effektiv mit Ihrer anvisierten Zielgruppe kommunizieren zu können. Dazu müssen Sie natürlich die Zielgruppe des Flussdiagramms kennen.
  • Bestimmen Sie die verschiedenen Schritte in chronologischer Reihenfolge.
    Hierzu müssen Sie eventuell Beteiligte befragen, den betreffenden Prozess unter die Lupe nehmen und/oder jegliche bereits vorliegende Dokumentation durchgehen. Sie können die Schritte zunächst in Form von Notizen aufschreiben oder mit einem ersten Diagrammentwurf beginnen. Sammeln Sie alle Arbeitsschritte und ordnen Sie diese danach systematisch in Ihren Notizen in einem Ablauf an. Strukturieren Sie Ihre gesammelten Informationen nach bestimmen Informationskategorien. Beispielsweise nach Prozessschritten, Entscheidungen, Datensatz, Input oder Outputs.
  • Modellieren Sie den happy path des Flussdiagramms
    Hierzu gibt es Software-Lösungen oder spezielle Moderationskoffer zur Erstellung von Flussdiagrammen, die darauf spezialisiert sind Flussdiagramme zu erstellen. Die Moderationskoffer benutzen standardisierte Symbole, die auf Whiteboards oder Pinnwänden befestigt werden können. Die einzelnen Symbole werden mit Linien verbunden und können zusätzlich beschriftet werden. Nach der Fertigstellung eines Flussdiagramms wird in aller Regel die Realisierbarkeit des Ablaufd überprüft und noch einmal mit anderen Lösungsvarianten verglichen.
  • Bauen Sie zusätzliche Prozessverzweigungen ein
    Anschließend werden in den Ablauf noch alternative Handlungspfade in Form von Verzweigungen (Ja-Nein-Weichen) eingebaut.
  • Verifizieren Sie das Flussdiagramm
    indem Sie die Schritte mit Personen durchgehen, die am Prozess beteiligt sind. Beobachten und analysieren Sie den Prozess in der Folgezeit, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Schritte oder Aspekte übersehen haben, die für Ihren Zweck notwendig sind.

Proboard-BPMN-Prozess

Moderationskoffer zum Flussdiagramm erstellen ansehen

Flussdiagramme erstellen Sie mit den folgenden Symbolen

Damit ein Flussdiagramm für jeden verständlich bleibt, haben sich feste Symbole zur Beschreibung von Abläufen durchgesetzt. 

Flussdiagramm-Rechteck-mit-Proboard

  • Prozesse und Tätigkeiten symbolisiert durch Rechtecke
    Das Rechteck-Symbol steht für Aktivitäten, Prozesse, Tätigkeiten oder Verarbeitungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um manuelle oder autoamtisierte Tätigkeiten handelt. Wenn es sich bei dem Rechteck um einen Prozess handelt, der in der nächsten Ebene mit einem weiteren Flussdiagramm detailliert wird, dann wird dieses mit einem Plus im Rechteck visualisiert.Wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen, ist das Symbol im Flussdiagramm immer das gleiche. Beispiele für Tätigkeiten im Flussdiagramm:
    • Kauf eines Gerätes
    • Annahme eines Kundenauftrags
    • Erlass eines Gesetzes
    • Anfertigung eines Halbfertigprodukts
    • Druck einer Rechnung
    • Versand eines Produkts

Flussdiagramm-Entscheidungen-mit-Rauten-von-Proboard

  • Entscheidung symbolisiert durch Rauten
    An dieser Stelle wird eine Entscheidung erforderlich. Erscheint im Flussdiagramm das Symbol der Entscheidung verzweigt der Prozess anschließend in mindestens zwei weitere Stränge. Eine Entscheidung ist ein Punkt, an dem das Ergebnis einer Entscheidung dem nächsten Schritt diktiert. Meist handelt es sich um eine Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Entscheidung. In diesem Fall zweigt sich der Prozess in zwei Stränge auf. In diesem Fall kommen zwei Flusslinien aus dem Rauten-Symbol heraus. Beispiele für Entscheidungen bzw. Verzweigungen sind:
    • Rechnung OK?
    • Bonität ausreichend?
    • Qualität in Ordnung?
    • Kunden zufrieden?
    • Daten vollständig?

Flussdiagramm-Symbol-Ereignisse-mit-Kreisen-von-Proboard

  • Ereignisse als Start- und Endpunkte 
    Ereignis werden symbolisiert durch Kreise und stellen die Start- und Endpunkte es Prozesse dar.
  • Zwischenereignisse
    Eine Wartezeit, wo keine Aktivität erfolgt. In der Prozessabbildung sind Verzögerungen oft wichtig, da sie die Kosten für das Produkt hinzufügen oder einfach verzögert seine Produktion führen können.
  • Verbinder / Linien / Pfeile
    Die Symbole sind immer von oben nach unten zeitlich angeordnet und der Reihe nach durch Pfeile (Verbinder) miteinander verbunden.
  • Inputs und Ouptus
    Dieses Symbol zeigt an, dass Informationen von außerhalb in den Prozess einfließen oder aus dem Prozess ausgegeben werden. Dieses Symbol kann auch verwendet werden, um Materialien darzustellen. Datenein-und Datenausgabesymbol – wird fürInformationen verwendet, die in einen Prozess ein- bzw. ausgehen. Bsp.: Ausgang = Berichte, Produkte; Eingang = Anfrage an ein Amt, Auftrag an einUnternehmen Dokument – eine Aktivität wird dokumentiert, d.h. in einem Dokument (Schriftstück, Datei) festgehalten. 
  • Pools und Swimlanes
    Die sogenannte Schwimmbahn-Darstellung (swimlane) dient bei abteilungsübergreifenden Prozessen zur Separierung von Unterprozessen und deren organisatorischen Zuordnung. Im "Schwimmbahn-Flussdiagramm" werden die Abläufe in Bahnen gruppiert. Dabei stellen Bahnen die einzelnen Organisationseinheiten dar, in denen die jeweiligen Unterprozesse des Gesamtablaufs durchgeführt werden. Die Bahnen werden mit den Namen der Organisationseinheiten beschriftet. Mehrere Bahnen in einem Unternehmen werden zu einem "Pool" zusammengefasst. „Schwimmbahnen“ können horizontal oder vertikal dargestellt werden.

Wie sieht das perfekte Flussdiagramm aus?

Hier sind einige praktische Tipps, wie Sie ein perfektes Flussdiagramm erstellen:

  • Am Anfang und Ende eines Flussdiagramms sollte immer ein Ereignis stehen.
  • Behalten Sie bei der Gestaltung Ihrer Diagramme stets Ihre Zielgruppe im Hinterkopf. Klare Kommunikation ist eines der wichtigsten Ziele von Flussdiagrammen.
  • Verwenden Sie nicht zu viele Symbole bzw. Symbole. Flussdiagramme, die mit wenigen Standardsymbolen auskommen, sind einfacher verständlich für die Leser. Einfache Flussdiagramme werden schneller akzeptiert.
  • Falls mehrere Teams oder Abteilungen an dem Prozess beteiligt sind, für den Sie ein Diagramm erstellen, ist es unter Umständen empfehlenswert, ein Swimlane-Diagramm zu nutzen, um Verantwortungsbereiche und Übergaben klar zu veranschaulichen.
  • Bezeichnen Sie alle Symbole mit eindeutigen Beschriftungen.
  • Das Flussdiagramm sollte, nach Möglichkeit, immer von links nach rechts in der Leserichtung fließen.
  • Ein gewählter Detaillierungsgrad sollte beibehalten werden. Beschreiben Sie das Flussdiagramm nie zu grob aber auch nicht zu detailliert.
  • Pfeile sollte sich im Flussdiagramm nach Möglichkeit nicht kreuzen.
  • Alle Entscheidungen sollten mindestens zwei Ausgänge haben.
  • Alle Tätigkeiten sollten mit Substantiv und Verb beschrieben sein (z.B. Auftrag abwickeln oder Auftrag abrechnen).
  • Lassem Sie das Flussdiagramm vor der Veröffentlichung von mehreren Kollegen lesen, um wichtigen Input einzuholen.

 

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Zum perfekten Tool für perfekte Flussdiagramme

Welche Tools für Flussdiagramme gibt es?

Brainstorming-Programme, wie Mindmap, helfen komplexe Prozesse zu gliedern, um diese später in Flussdiagrammen darzustellen. Coggle und MindMeister sind freie Tools, die jeder herunterladen kann, um im ersten Schritt Ideen für mögliche Ereignisse, Tätigkeiten und Entscheidungen zu sammeln. 

Während im Informatik-Unterricht in der Schule bereits Powerpoint, oder Word für die Abitur-Vorbereitung völlig ausreicht, sind spätestens im Studium mächtigere Werkzeuge wie Microsoft Visio zur Erstellung von Flussdiagrammen gefragt. Wer kein Geld ausgeben mag, kann, alternativ zum kostenpflichtigen Produkt von Microsoft, kostenlose flowchart-Tools wie yEd Grap, Draw IO (Online Tool), Google Docs und viele andere nutzen. Draw IO, Visio und yEd Grap sind mehsprachige (Deutsch, Englisch, …) Spezialprogramme, die nicht nur Fehler in der Prozesskette selbstständig aufdecken können. Durch die intuitive Bedienoberfläche werden einfache Vorgänge (Objekte hinzufügen, ändern, löschen) schnell erledigt, für komplexere Aufgaben können Lern-Videos genutzt werden.

Flussdiagramme für Computerprogrammierung/Algorithmen

In ihrer Funktion als visuelle Darstellung eines Datenflusses sind Flussdiagramme äußerst nützlich, um ein Programm oder einen Algorithmus zu schreiben. Geschieht dies in Zusammenarbeit mit anderen, erleichtern sie außerdem die Kommunikation. Sie können Flussdiagramme nutzen, um die einem Programm zugrunde liegende Logik zu bestimmen, bevor Sie mit dem Codieren des automatisierten Prozesses beginnen. Es kann hilfreich sein, das Gesamtbild und große Zusammenhänge hervorzuheben und einen Leitfaden zu erstellen, der beim Codieren als Grundlage dienen kann. Flussdiagramme erfüllen insbesondere folgende Funktionen:

  • Darstellung der Anordnung bzw. Organisation von Code
  • Visualisierung der Ausführung von Code innerhalb eines Programms
  • Erläuterung der Struktur einer Website oder Anwendung.
  • Analyse des Nutzerverhaltens auf einer Website oder in einem Programm.

Programmierer schreiben häufig sogenannten Pseudocode, eine Kombination aus Wörtern und Programmiersprache, die von Menschen gelesen werden kann. Mit solchem Code lässt sich ein höheres Maß an Details darstellen, sodass er entweder anstelle eines Flussdiagramms oder als nächste Etappe nach dem Schreiben von Code verwendet werden kann.

Anwendungsbereiche von Flussdiagrammen

Flussdiagramme erfüllen weit über den Bereich der Computerprogrammierung hinaus unterschiedliche Zwecke in vielen verschiedenen Bereichen.

Flussdiagramme im Bereich Prozessmanagement Allgemein

  • Dokumentieren von Prozessen
  • Analysieren von Prozessen
  • Nachvollziehen von Bestellungs- und Beschaffungsprozessen
  • Darstellen der Aufgaben oder täglichen Routine eines Mitarbeiters
  • Normieren eines Prozesses für optimale Effizienz und Qualität
  • Kommunizieren eines Prozesses zwecks Schulung oder eines besseren Verständnisses in anderen Teilen des Unternehmens
  • Identifizieren von Engpässen in Prozessen, überflüssigen Schritten oder Aspekten innerhalb eines Prozesses, um diesen zu optimieren

Flussdiagramme im Bereich Bildung

  • Planung von Unterrichtsstoff und akademischen Voraussetzungen
  • Erstellen eines Unterrichtsplans oder eines mündlichen Vortrags
  • Organisieren eines Gruppen- oder individuellen Projekts
  • Veranschaulichen eines rechtlichen oder Zivilverfahrens, zum Beispiel Wählerregistrierung
  • Planen und Strukturieren kreativer Arbeiten, zum Beispiel Songtexte oder Gedichte
  • Erläuterung der Charakterentwicklung für Literatur- oder Filmfiguren
  • Darstellung des Flusses eines Algorithmus oder Logikrätsels
  • Analysieren eines wissenschaftlichen Prozesses, zum Beispiel des Citratzyklus
  • Veranschaulichen eines anatomischen Prozesses, zum Beispiel der Verdauung
  • Auflistung von Symptomen und Behandlungsmöglichkeiten für Krankheiten bzw. Erkrankungen jeder Art
  • Kommunizieren von Hypothesen und Theorien, zum Beispiel der Maslowschen Bedürfnishierarchie

Flussdiagramme in Vertrieb und Marketing

  • Planung der Struktur einer Umfrage
  • Darstellen eines Vertriebsprozesses
  • Nachvollziehen des Nutzerpfads auf einer Website oder in einem Ladengeschäft
  • Darstellung von Registrierungsprozessen im Marketing
  • Planung von Recherchestrategien
  • Darstellung von Registrierungsprozessen
  • Bekanntgabe und Verbreitung von Kommunikationsstrategien, etwa von Notfall-PR-Plänen

Flussdiagramme in der Unternehmenssteuerung

  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf eine Wirtschaftsprüfung, inklusive zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen
  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf einen Verkauf oder eine Konsolidierung
  • Entwickeln eines Geschäfts- oder Produktplans

Flussdiagramme in der Produktion

  • Erläutern der physischen oder chemischen Zusammensetzung eines Produkts
  • Darstellung des Produktionsprozesses von Anfang bis Ende
  • Aufdecken und Beheben von Ineffizienzen innerhalb eines Produktions- oder Beschaffungsprozesses

Flussdiagramme in der Konstruktion

  • Darstellung von Prozess- oder Systemabläufen
  • Entwerfen und Aktualisieren von chemischen Prozessen bzw. Prozessen innerhalb industrieller Anlagen
  • Bewertung des Lebenszyklus einer Struktur.
  • Darstellung eines Reverse-Engineering-Ablaufs
  • Erläuterung der Design- und Prototyp-Phase einer neuen Struktur bzw. eines neuen Produkts

Arten von Flussdiagrammen

Unterschiedliche Autoren beschreiben verschiedene Arten von Flussdiagramm auf unterschiedliche Art. Dazu gehören Experten mit veröffentlichten Werken, zum Beispiel Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl und Mark A. Fryman.

In seinem 2003 erscheinen Buch Critical Incident Management(Umgang mit kritischen Zwischenfällen) listet Sterneckert vier beliebte Flussdiagrammarten auf, die sich alle mit der Steuerung bzw. Kontrolle eines Datenflusses und nicht mit dem Datenfluss an sich befassen:

  • Document Flowcharts (Dokumentenflussdiagramme): Diese zeigen bestehende Kontrollmaßnahmen in Bezug auf den Dokumentenfluss über die verschiedenen Komponenten eines Systems hinweg. Das Diagramm wird von links nach rechts gelesen und veranschaulicht den Fluss von Dokumenten durch die einzelnen Geschäftsbereiche.
  • Data Flowcharts (Datenflussdiagramme): Diese zeigen die Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen, denen Datenflüsse in einem System unterliegen. Datenflussdiagramme werden in erster Linie zur Darstellung der Kanäle verwendet, über die Daten innerhalb des Systems weitervermittelt werden, und nicht etwa zur Veranschaulichung von Kontrollflüssen.
  • System Flowcharts (Systemflussdiagramme): Diese stellen den Datenfluss zu den bzw. durch die wichtigsten Komponenten eines Systems dar, zum Beispiel Dateneingaben, Programme, Speichermedien, Prozessoren und Kommunikationsnetzwerke.
  • Program Flowcharts (Programmflussdiagramme):Diese zeigen die internen Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen eines Programms innerhalb eines Systems.

In seinem 1978 erschienenen Werk Microprocessors: Design and Applications (Mikroprozessoren: Aufbau und Anwendungen) unterscheidet Veronis je nach Umfang und Detail drei Flussdiagrammtypen:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm): Gibt Aufschluss über die relevanten Geräte
  • General Flowchart (Allgemeines Flussdiagramm):Erfüllt eine Übersichtsfunktion
  • Detailed Flowchart (Detailliertes Flussdiagramm):Bietet ein höheres Maß an Details

Bohl unterscheidet in ihrem Werk „A Guide for Progammers“ (Eine Anleitung für Programmierer) aus dem Jahr 1978 hingegen lediglich zwischen zwei Diagrammarten:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm)
  • Program Flowchart (Programmflussdiagramm)

Fryman auf der anderen Seite führt 2001 in Quality and Process Improvement (Qualitäts- und Prozessoptimierung) mehrere Kriterien für die Unterscheidung zwischen einzelnen Diagrammarten an und konzentriert sich dabei auf geschäftliche Kriterien, anstatt sich auf Computer-relevante Aspekte zu beziehen:

  • Decision Flowchart (Entscheidungsflussdiagramm)
  • Logic Flowchart (Logikflussdiagramm)
  • Systems Flowchart (Systemflussdiagramm)
  • Product Flowchart (Produktflussdiagramm)
  • Process Flowchart (Prozessflussdiagramm)

Weitere Autoren haben unter anderem folgende Arten von Flussdiagrammen begründet:

  • Swimlane-Grafiken bzw. Swimlane-Flussdiagramme:Darstellung von Aufgaben und Verantwortungen in teamübergreifenden Prozessen
  • Workflow-Flussdiagramm: Dokumentieren von Arbeitsabläufen in Büros, oft einschließlich Aufgaben, Dokumenten und sonstigen Informationen
  • EPK-Flussdiagramm (EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette): Dokumentieren oder Planen eines Geschäftsprozesses
  • SDL-Flussdiagramme (SDL: Specification and Description Language; deutsch Spezifikations- und Beschreibungssprache): Planung von Computeralgorithmen anhand drei grundlegender Komponenten: Systemdefinitionen, Blocktypen und Prozesstypen

Diese verwandten Diagrammtypen werden oft als Arten von Flussdiagrammen bezeichnet:

  • Datenflussdiagramm (DFD): Stellt den Informationsfluss eines Prozesses oder Systems dar
  • Prozessflussdiagramm (PFD): Eine Art von Flussdiagramm, welche die Zusammenhänge zwischen den wichtigsten Komponenten einer industriellen Anlage darstellt
  • Business Process Model and Notation (BPMN 2.0): Stellt die einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses grafisch dar

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