Flussdiagramm erstellen

Flussdiagramm erstellen - warum und wie?

Ein Flussdiagramm dient normalerweise der Darstellung der Abfolge von Funktionen mithilfe eines Computerprogramms oder soll modellhaft die Bewegungen von Material, Geld und Menschen in einem komplexen Ablauf erfassen.

Ein Flussdiagramm ist eine einfache Möglichkeit, Abläufe jeglicher Art grafisch zu veranschaulichen. Meist lassen sich so Anwendungen, Systeme, oder Geschäftsprozesse besser modellieren, sodass Änderungen einfacher und effektiver vorgenommen werden können. Ein Flussdiagramm wird auch als Ablaufdiagramm, flowchart (Englisch für Flussdiagramm), Programmstrukturplan, oder Programmablaufplan (beschreibt Abläufe im Computerprogramm) bezeichnet.

Warum werden Flussdiagramme verwendet?

Flussdiagramme können mit einfachen Mitteln, bestimmte Abläufe aus dem Alltag, Berufsleben, oder aus Software sehr anschaulich darstellen. So werden komplizierte Sachverhalte plötzlich leicht verständlich und für jedermann transparent dargestellt. Zuständigkeiten, Aufgaben der beteiligten Personen, oder Systeme werden klar abgegrenzt. Breichsübergreifende Prozesse können entwickelt und dargestellt werden, um beispielsweise neue Kollegen einzuarbeiten.

Mit dieser Methode lässt sich der Verlauf eines (Handlungs)prozesses inklusive möglicher Variationen logisch darstellen. Sie eignet sich insbesondere, um Handlungs- bzw. Ablaufprozesse zu planen bzw. zu erklären. So können Problemlösungen organisiert und Abläufe visualisiert werden. Der funktionale Zusammenhang bzw. der zeitliche Ablauf von Prozessen wird dargestellt.

Die Arbeitsschritte werden gesammelt.  Die Arbeitsschritte werden systematisch in einem Ablauf festgelegt. Lösungsalternativen (Ja-Nein-Weichen) können eingebaut werden. Dabei bedient man sich i.d.R. festgelegter Symbole, die mit Linien (Pfeilen) verbunden und beschriftet werden. Diese Linien (Pfeile) werden gerade (senkrecht und waagerecht) geführt.  Die Realisierbarkeit wird überprüft.  Die gewählte Lösungsvariante wird kontrolliert und evtl. mit anderen Lösungsvarianten verglichen.

Prozess – Das Symbol steht für jede Aktivität bzw. Verarbeitung. Bsp.: Kauf eines Gerätes, Annahme eines Kundenauftrags, Erlass eines Gesetzes alternativer Prozess – Das Symbol steht für eine andere (alternative) Aktivität, z.B. eine externe statt einer innerbetrieblichen. Verzweigung – An dieser Stelle wird eine Entscheidung erforderlich. Häufig kommen zwei Flusslinien aus dem Symbol – ja/nein oder wahr/falsch. Datenein-und Datenausgabesymbol – wird für Informationen verwendet, die in einen Prozess ein- bzw. ausgehen. Bsp.: Ausgang = Berichte, Produkte; Eingang = Anfrage an ein Amt, Auftrag an ein Unternehmen Dokument – eine Aktivität wird dokumentiert, d.h. in einem Dokument (Schriftstück, Datei) festgehalten. Grenzstelle- Dieses Symbol kennzeichnet den Beginn bzw. das Ende eines Prozesses (START oder ENDE).

Verbindungsstelle – Das Symbol verbindet mit einem anderen Punkt im Ablaufplan ohne eine Linie zu verwenden. Eine Verbindungsstelle gibt z.B. an, an welcher Stelle auf einer anderen Seite des Flussdiagramms der Prozess weitergeführt wird. mehrere Dokumente Vorbereitung manuelle Eingabe Zentralspeicher

Wie ist ein Flussdiagramm aufgebaut?

Damit ein Flussdiagramm für jeden verständlich bleibt, haben sich feste Symbole zur Beschreibung von Abläufen durchgesetzt. Die Symbole sind immer von oben nach unten zeitlich angeordnet und der Reihe nach durch Pfeile (Verbinder) miteinander verbunden.

  • Ereignis symbolisiert durch ein Oval
  • Tätigkeit symbolisiert durch ein Rechteck
  • Entscheidung symbolisiert durch eine Raute (im Volksmund: Knoten)
  • Teilprozess symbolisiert durch ein Rechteck mit Linien  (oder Unterprogramm)
  • Pfeile (im Volksmund: Verbinder)

Wie wird ein Flussdiagramm erstellt?

Brainstorming-Programme, wie Mindmap, helfen komplexe Prozesse zu gliedern, um diese später in Flussdiagrammen darzustellen. Coggle und MindMeister sind freie Tools, die jeder herunterladen kann, um im ersten Schritt Ideen für mögliche Ereignisse, Tätigkeiten und Entscheidungen zu sammeln. 

Wie sieht das perfekte Flussdiagramm aus?

Hier sind einige praktische Tipps, wie ein perfektes Flussdiagramm gelingen kann:

  • Am Anfang und Ende sollte immer ein Ereignis stehen
  • Verwende nicht zu viele Symbole / Shapes. Flussdiagramme, die mit wenigen Standardsymbolen auskommen, sind einfacher verständlich und werden schneller akzeptiert
  • Bezeichne alle Symbole mit eindeutigen Überschriften
  • Das Flussdiagramm sollte, nach Möglichkeit, immer von oben nach unten fließen, oder zumindest in eine Richtung.
  • Der Detaillierungsgrad sollte beibehalten werden. Nach Möglichkeit nie zu grob, oder zu kleinlich werden.
  • Pfeile sollte sich im Diagramm nicht kreuzen
  • Alle Entscheidungen sollten mindestens zwei Ausgänge haben
  • Alle Tätigkeiten sollten mit Substantiv und Verb beschrieben sein
  • Lasse das Flussdiagramm, vor der Veröffentlichung, von mehreren Kollegen lesen und hole dir so wichtigen Input

Welche Tools für Flussdiagramme gibt es?

Während im Informatik-Unterricht in der Schule bereits Powerpoint, oder Word für die Abitur-Vorbereitung völlig ausreicht, sind spätestens im Studium mächtigere Werkzeuge wie Microsoft Visio zur Erstellung von Flussdiagrammen gefragt. Wer kein Geld ausgeben mag, kann, alternativ zum kostenpflichtigen Produkt von Microsoft, kostenlose flowchart-Tools wie yEd Grap, Draw IO (Online Tool), Google Docs und viele andere nutzen. Draw IO, Visio und yEd Grap sind mehsprachige (Deutsch, Englisch, …) Spezialprogramme, die nicht nur Fehler in der Prozesskette selbstständig aufdecken können. Durch die intuitive Bedienoberfläche werden einfache Vorgänge (Objekte hinzufügen, ändern, löschen) schnell erledigt, für komplexere Aufgaben können Lern-Videos genutzt werden.

Flussdiagramme für Computerprogrammierung/Algorithmen

In ihrer Funktion als visuelle Darstellung eines Datenflusses sind Flussdiagramme äußerst nützlich, um ein Programm oder einen Algorithmus zu schreiben. Geschieht dies in Zusammenarbeit mit anderen, erleichtern sie außerdem die Kommunikation. Sie können Flussdiagramme nutzen, um die einem Programm zugrunde liegende Logik zu bestimmen, bevor Sie mit dem Codieren des automatisierten Prozesses beginnen. Es kann hilfreich sein, das Gesamtbild und große Zusammenhänge hervorzuheben und einen Leitfaden zu erstellen, der beim Codieren als Grundlage dienen kann. Flussdiagramme erfüllen insbesondere folgende Funktionen:

  • Darstellung der Anordnung bzw. Organisation von Code
  • Visualisierung der Ausführung von Code innerhalb eines Programms
  • Erläuterung der Struktur einer Website oder Anwendung.
  • Analyse des Nutzerverhaltens auf einer Website oder in einem Programm.

Programmierer schreiben häufig sogenannten Pseudocode, eine Kombination aus Wörtern und Programmiersprache, die von Menschen gelesen werden kann. Mit solchem Code lässt sich ein höheres Maß an Details darstellen, sodass er entweder anstelle eines Flussdiagramms oder als nächste Etappe nach dem Schreiben von Code verwendet werden kann.

Anwendungen von Flussdiagrammen in anderen Bereichen

Flussdiagramme erfüllen weit über den Bereich der Computerprogrammierung hinaus unterschiedliche Zwecke in vielen verschiedenen Bereichen.

Unabhängig vom Bereich:

  • Dokumentieren und Analysieren von Prozessen.
  • Normieren eines Prozesses für optimale Effizienz und Qualität.
  • Kommunizieren eines Prozesses zwecks Schulung oder eines besseren Verständnisses in anderen Teilen des Unternehmens.
  • Identifizieren von Engpässen, überflüssigen Schritten oder Aspekten innerhalb eines Prozesses, um diesen zu optimieren.

Bildung:

  • Planung von Unterrichtsstoff und akademischen Voraussetzungen.
  • Erstellen eines Unterrichtsplans oder eines mündlichen Vortrags.
  • Organisieren eines Gruppen- oder individuellen Projekts
  • Veranschaulichen eines rechtlichen oder Zivilverfahrens, zum Beispiel Wählerregistrierung.
  • Planen und Strukturieren kreativer Arbeiten, zum Beispiel Songtexte oder Gedichte.
  • Erläuterung der Charakterentwicklung für Literatur- oder Filmfiguren.
  • Darstellung des Flusses eines Algorithmus oder Logikrätsels.
  • Analysieren eines wissenschaftlichen Prozesses, zum Beispiel des Citratzyklus.
  • Veranschaulichen eines anatomischen Prozesses, zum Beispiel der Verdauung.
  • Auflistung von Symptomen und Behandlungsmöglichkeiten für Krankheiten bzw. Erkrankungen jeder Art.
  • Kommunizieren von Hypothesen und Theorien, zum Beispiel der Maslowschen Bedürfnishierarchie,

Vertrieb und Marketing:

  • Planung der Struktur einer Umfrage.
  • Darstellen eines Vertriebsprozesses.
  • Planung von Recherchestrategien.
  • Darstellung von Registrierungsprozessen.
  • Bekanntgabe und Verbreitung von Kommunikationsstrategien, etwa von Notfall-PR-Plänen.

Unternehmen:

  • Nachvollziehen von Bestellungs- und Beschaffungsprozessen.
  • Darstellen der Aufgaben oder täglichen Routine eines Mitarbeiters.
  • Nachvollziehen des Nutzerpfads auf einer Website oder in einem Ladengeschäft.
  • Entwickeln eines Geschäfts- oder Produktplans.
  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf eine Wirtschaftsprüfung, inklusive zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen, zum Beispiel im Rahmen des Sarbanes-Oxley Act.
  • Dokumentieren eines Prozesses in Vorbereitung auf einen Verkauf oder eine Konsolidierung.

Produktion:

  • Erläutern der physischen oder chemischen Zusammensetzung eines Produkts.
  • Darstellung des Produktionsprozesses von Anfang bis Ende.
  • Aufdecken und Beheben von Ineffizienzen innerhalb eines Produktions- oder Beschaffungsprozesses.

Konstruktion:

  • Darstellung von Prozess- oder Systemabläufen.
  • Entwerfen und Aktualisieren von chemischen Prozessen bzw. Prozessen innerhalb industrieller Anlagen.
  • Bewertung des Lebenszyklus einer Struktur.
  • Darstellung eines Reverse-Engineering-Ablaufs.
  • Erläuterung der Design- und Prototyp-Phase einer neuen Struktur bzw. eines neuen Produkts.

Arten von Flussdiagrammen

Unterschiedliche Autoren beschreiben verschiedene Arten von Flussdiagramm auf unterschiedliche Art. Dazu gehören Experten mit veröffentlichten Werken, zum Beispiel Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl und Mark A. Fryman.

In seinem 2003 erscheinen Buch Critical Incident Management(Umgang mit kritischen Zwischenfällen) listet Sterneckert vier beliebte Flussdiagrammarten auf, die sich alle mit der Steuerung bzw. Kontrolle eines Datenflusses und nicht mit dem Datenfluss an sich befassen:

  • Document Flowcharts (Dokumentenflussdiagramme): Diese zeigen bestehende Kontrollmaßnahmen in Bezug auf den Dokumentenfluss über die verschiedenen Komponenten eines Systems hinweg. Das Diagramm wird von links nach rechts gelesen und veranschaulicht den Fluss von Dokumenten durch die einzelnen Geschäftsbereiche.
  • Data Flowcharts (Datenflussdiagramme): Diese zeigen die Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen, denen Datenflüsse in einem System unterliegen. Datenflussdiagramme werden in erster Linie zur Darstellung der Kanäle verwendet, über die Daten innerhalb des Systems weitervermittelt werden, und nicht etwa zur Veranschaulichung von Kontrollflüssen.
  • System Flowcharts (Systemflussdiagramme): Diese stellen den Datenfluss zu den bzw. durch die wichtigsten Komponenten eines Systems dar, zum Beispiel Dateneingaben, Programme, Speichermedien, Prozessoren und Kommunikationsnetzwerke.
  • Program Flowcharts (Programmflussdiagramme):Diese zeigen die internen Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen eines Programms innerhalb eines Systems.

In seinem 1978 erschienenen Werk Microprocessors: Design and Applications (Mikroprozessoren: Aufbau und Anwendungen) unterscheidet Veronis je nach Umfang und Detail drei Flussdiagrammtypen:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm): Gibt Aufschluss über die relevanten Geräte.
  • General Flowchart (Allgemeines Flussdiagramm):Erfüllt eine Übersichtsfunktion.
  • Detailed Flowchart (Detailliertes Flussdiagramm):Bietet ein höheres Maß an Details.

Bohl unterscheidet in ihrem Werk „A Guide for Progammers“ (Eine Anleitung für Programmierer) aus dem Jahr 1978 hingegen lediglich zwischen zwei Diagrammarten:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm).
  • Program Flowchart (Programmflussdiagramm).

Fryman auf der anderen Seite führt 2001 in Quality and Process Improvement (Qualitäts- und Prozessoptimierung) mehrere Kriterien für die Unterscheidung zwischen einzelnen Diagrammarten an und konzentriert sich dabei auf geschäftliche Kriterien, anstatt sich auf Computer-relevante Aspekte zu beziehen:

  • Decision Flowchart (Entscheidungsflussdiagramm).
  • Logic Flowchart (Logikflussdiagramm).
  • Systems Flowchart (Systemflussdiagramm).
  • Product Flowchart (Produktflussdiagramm).
  • Process Flowchart (Prozessflussdiagramm).

Weitere Autoren haben unter anderem folgende Arten von Flussdiagrammen begründet:

  • Swimlane-Grafiken bzw. Swimlane-Flussdiagramme:Darstellung von Aufgaben und Verantwortungen in teamübergreifenden Prozessen.
  • Workflow-Flussdiagramm: Dokumentieren von Arbeitsabläufen in Büros, oft einschließlich Aufgaben, Dokumenten und sonstigen Informationen.
  • EPK-Flussdiagramm (EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette): Dokumentieren oder Planen eines Geschäftsprozesses.
  • SDL-Flussdiagramme (SDL: Specification and Description Language; deutsch Spezifikations- und Beschreibungssprache): Planung von Computeralgorithmen anhand drei grundlegender Komponenten: Systemdefinitionen, Blocktypen und Prozesstypen.

Diese verwandten Diagrammtypen werden oft als Arten von Flussdiagrammen bezeichnet:

  • Datenflussdiagramm (DFD): Stellt den Informationsfluss eines Prozesses oder Systems dar.
  • Prozessflussdiagramm (PFD): Eine Art von Flussdiagramm, welche die Zusammenhänge zwischen den wichtigsten Komponenten einer industriellen Anlage darstellt.
  • Business Process Model and Notation (BPMN 2.0): Stellt die einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses grafisch dar.

So planen und zeichnen Sie ein grundlegendes Flussdiagramm

  1. Definieren Sie Umfang und Zweck Ihres Flussdiagramms. Was möchten Sie erreichen? Enthält Ihr Diagramm die richtigen Elemente, einschließlich der richtigen Start- und Endpunkte, um Ihren Zweck zu erreichen? Gehen Sie bei Ihren Recherchen sorgfältig und detailliert vor, aber halten Sie Ihr Diagramm simpel genug, um effektiv mit Ihrer anvisierten Zielgruppe kommunizieren zu können.
  2. Bestimmen Sie die verschiedenen Schritte in chronologischer Reihenfolge. Hierzu müssen Sie eventuell Beteiligte befragen, den betreffenden Prozess unter die Lupe nehmen und/oder jegliche bereits vorliegende Dokumentation durchgehen. Sie können die Schritte zunächst in Form von Notizen aufschreiben oder mit einem ersten Diagrammentwurf beginnen.
  3. Organisieren Sie sie nach Typ und dazugehöriger Form, beispielsweise nach Prozess, Entscheidung, Datensatz, Input oder Output.
  4. Zeichnen Sie das Diagramm, entweder von Hand oder mithilfe einer Software-Lösung wie Lucidchart.
  5. Lassen Sie Ihr Flussdiagramm absegnen, indem Sie die Schritte mit Personen durchgehen, die am Prozess beteiligt sind. Beobachten und analysieren Sie den Prozess in der Folgezeit, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Schritte oder Aspekte übersehen haben, die für Ihren Zweck notwendig sind.

Weitere Tipps zu Flussdiagrammen

  • Behalten Sie bei der Gestaltung Ihrer Diagramme stets Ihre Zielgruppe im Hinterkopf. Klare Kommunikation ist eines der wichtigsten Ziele von Flussdiagrammen.
  • Falls mehrere Teams oder Abteilungen an dem Prozess beteiligt sind, für den Sie ein Diagramm erstellen, ist es unter Umständen empfehlenswert, ein Swimlane-Diagramm zu nutzen, um Verantwortungsbereiche und Übergaben klar zu veranschaulichen.
  • Nutzen Sie On-Page- oder Off-Page-Konnektoren, um Ihr Diagramm zu „bearbeiten“ und für einen logischen Informationsfluss zu sorgen. Mithilfe dieser Konnektoren können Sie das Diagramm in mehrere Seiten unterteilen, ohne dass der Informationsfluss darunter leidet.

Flussdiagramme verwenden die folgenden Symbole

Startpunkte Endpunkte Das Starten eines Prozesses. Die Endpunkte eines Prozesses.

Prozess Dieses Shape stellt einen Schritt im Prozess dar.

Entscheidung Ein Punkt, wo das Ergebnis einer Entscheidung dem nächsten Schritt diktiert. Es gibt viele Ergebnisse, aber oft nur zwei - Ja oder Nein.

Vorgegebene Abläufe Verwenden Sie dieses Shape für eine Gruppe von Schritten, die zusammen einen an anderer Stelle, häufig auf einem anderen Blatt derselben Zeichnung, definierten Teilprozess bilden.

Daten-Shape Dieses Shape zeigt an, dass Informationen von außerhalb in den Prozess einfließen oder aus dem Prozess ausgegeben werden. Dieses Shape kann auch verwendet werden, um Materialien darzustellen.

Verzögerung-Shape Eine Wartezeit, wo keine Aktivität erfolgt. In der Prozessabbildung sind Verzögerungen oft wichtig, da sie die Kosten für das Produkt hinzufügen oder einfach verzögert seine Produktion führen können.

 

 

Start und Ende

 

Proboard-Ereignisse-Profil-mit-Rand-freigestellt

Bearbeitung, Tätigkeit

Proboard-Ereignisse-Detail-Profil-freigestellt_mitRand

Entscheidung mit Ja-/Nein-Verzweigung

Proboard-Verzweigungen-Detail-Profil-mit-Rand

Pools and swim lanes (Ein Schwimmbecken hat mehrere Bahnen)

Die sogenannte Schwimmbahn-Darstellung (swim lane) dient bei abteilungsübergreifenden Prozessen zur Separierung von Unterprozessen und deren organisatorischen Zuordnung. Im "Schwimmbahn-Flussdiagramm" werden die Abläufe in Bahnen gruppiert. Dabei stellen Bahnen die einzelnen Organisationseinheiten dar, in denen die jeweiligen Unterprozesse des Gesamtablaufs durchgeführt werden. Die Bahnen werden mit den Namen der Organisationseinheiten beschriftet. Mehrere Bahnen in einem Unternehmen werden zu einem "Pool" zusammengefasst. „Schwimmbahnen“ können horizontal oder vertikal dargestellt werden.

In jedem Unternehmen fallen zur Bewältigung des Geschäftsalltags die unterschiedichsten Aufgaben und Tätigkeiten an. Die zur Erfüllung dieser Aufgaben durchzuführenden Vorgänge werden Prozesse genannt. Die Prozessmodellierung ist ein effektives Instrument zur systematischen Erfassung aller für die einzelnen Prozesse notwendigen Aktivitäten und wie diese mit Blick auf die Unternehmensstrategie zielgerichtet aufeinander abgestimmt werden können. Zur Dokumentation dieser Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt. Das Ergebnis der Prozessaufnahmen wird mit Hilfe der Prozessmodellierung grafisch dokumentiert. Das grobe Vorgehen ist also:

  1. Erfassen der Prozesse
  2. Dokumentieren der Prozesse
  3. Grafische Aufbereitung der Prozesse

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