Methoden der Prozessanalyse

Kurzbeschreibung Prozessanalyse

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine Prozessanalyse, also eine systematische Untersuchung ihrer Unternehmensabläufe durchführen. Dabei zerlegen Sie den Prozess in seine Einzelteile, um Verständnis für seinen Ablauf zu erlangen. Ziel der Prozessanalyse ist es, die Schwachstellen des Prozesses zu erkennen und Wege aufzuzeigen, um diese Schwachstellen zu beseitigen. Die gefundenen Schwachstellen werden anschließend im Rahmen der Prozessgestaltung beachtet und während der Prozessverbesserung beseitigt.

Schritt 1: Kernprozesse identifizieren

Die Analyse und Verbesserung von Prozessen sollte in jedem prozessorientierten Unternehmen zu einer dauerhaften Aufgabe gemacht werden. Im Unternehmensalltag ist es allerdings nicht möglich und auch nicht sinnvoll, alle Prozesse gleichzeitig zu analysieren und zu optimieren. Hierfür besteht weder die Notwendigkeit, noch stehen die dafür benötigten Ressourcen zur Verfügung.

Deshalb ist es wichtig, die zur Analyse stehenden Prozesse in eine Reihenfolge zu bringen, in der diese bearbeitet werden sollten. Dazu sollten bereits ermitteltes Optimierungspotenzial, der notwendige Aufwand für eine Optimierung und der zu erwartende Effekt herangezogen werden. Um die Prozesse in eine initiale Reihenfolge zu bringen, sollten Sie bereits vorhandene Prozessdokumentation und eventuell vorliegende Leistungkennzahlen der Prozesse heranziehen.

Wenn Ihnen hierfür keine Prozessdokumentation zur Verfügung steht, ist der Proboard-Moderationskoffer das ideale Werkzeug, um die Prozessanalyse mit einer Prozessaufnahme zu starten. Wie Sie diese eine interaktive Prozessaufnahme gestalten, erfahren Sie in Beitrag Flussdiagramm erstellen mit dem BPMN Moderationskoffer.

ProBoard BPMN Moderationskoffer BPMN-Formen zur Prozessaufnahme und Prozessmodellierung 

Gehen Sie hierarchisch vor, um die Prozesse zu identifizieren, die Sie zuerst analysieren sollten. In den allermeisten Fällen macht es Sinn, mit der Betrachtung der Kernprozesse und nicht der  Support- oder Managementprozesse zu starten. Die Kernprozesse sind für Ihr Unternehmen erfolgskritisch und erstellen die Leistungen, wegen denen sich Ihre Kunden für Ihr Unternehmen entscheiden. In diesen Abläufen verstecken sich die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens. Sammeln Sie die Kernprozesse Ihres Unternehmens und schreiben Sie jeden Kernprozesse auf eine rechteckige Karte des Proboard-Moderationskoffers. Hängen Sie die Kernprozesse anschließend auf die linke Seite des Whiteboards.

Schritt 2: Erfolgsfaktoren und Ziele sammeln

Beginnen Sie mit den folgenden Fragen zu den wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren. Beantworten Sie die folgenden Fragen im Team:

  • Was sind die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren Ihres Unternehmens?
  • Welchen Nutzen hat der Kunde von Ihren Produkten und Leistungen?
  • In welchen Kernprozessen wird dieser Nutzen produziert?

Später lassen sich für einzelne Prozesse spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu finden.

Sammeln Sie die Antworten auf diese Fragen und schreiben Sie diese jeweils stichpunktartig auf eine runde magnetische Moderationskarte des Proboard Koffers. Anschließend hängen Sie alle Ziele und Erfolgsfaktoren an die rechte Seite des Whiteboards.

 

Verbinden Sie die Erfolgsfaktoren und Ziele mit den Kernprozessen, auf diese einzahlen. Damit identifizieren Sie die Kernprozesse, die den größten Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden haben.

Schritt 3: Stärken und Schwächen der Kernprozesse identifizieren (SWOT-Analyse)

Nun sollten Sie für jeden der identifizierten Kernprozesse einzeln die Stärken und Schwächen bestimmen (Strengths, Weaknesses) und anschließend die Gelegenheiten oder Chancen und Gefahren oder Risiken für die Zukunft abzuschätzen (Opportunities, Threats). Die folgende Tabelle zeigt, welche Fragestellungen dabei betrachtet werden.

Stärken - StrengthSchwächen – Weaknesses
  • Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus?
  • Welche Stärken kennzeichnen ihn?
  • Inwiefern ist es ein gut funktionierender Kernprozess des Unternehmens?
  • Was sind die Schwächen des Prozesses?
  • Welche Stärken kennzeichnen ihn?
  • Inwiefern funktioniert der Kernprozess nicht so gut wie gewünscht?
  • Was sind konkrete Defizite in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität?

 

Chancen – OpportunitiesRisiken – Threats
  • Worauf lässt sich in Bezug auf den Kernprozess in Zukunft bauen?
  • Wo im Prozess bestehen noch weitere Optimierungsmöglichkeiten?
  • Welches noch nicht realisiertes Potenzial bietet der Prozess?
  • Welche Gefahren oder Risiken könnte es geben in Bezug auf den Kernprozess?
  • Wo könnten Leistungsdefizite entstehen?

Hängen Sie hierzu den Kernprozess in die Mitte des Whiteboards. Für Stärken und für Chancen werden die quadratischen Formen verwendet. Für Schwächen und Risiken werden die quadratischen Formen verwendet.

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