Prozessanalyse meistern in 5 Schritten

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie eine Prozessanalyse  in 5 Schritten erfolgreich meistern. Es folgt eine Anleitung zur systematischen Untersuchung ihrer Unternehmensabläufe mit Hilfe der Prozessanalyse Methode von Proboard. Dabei werden Sie Ihren Prozess Schritt für Schritt in seine Einzelteile zerlegen, um ein Verständnis für seinen Ablauf zu erlangen.

Was ist die Prozessanalyse?

Die Prozessanalyse ist grundlegender Bestandteil des Prozessmanagements. Sie verfolgt das Ziel, die Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für mögliche Abweichungen zwischen IST- und SOLL-Leistungen des Prozesseszu erkennen. Weiter zeigt die Analyse Wege auf, wie diese Schwachstellen beseitigt werden können. Gefundene Schwachstellen werden später im Rahmen des Prozessdesigns beachtet und während der Prozessverbesserung beseitigt.

Ein definiertes Vorgehen und standardisierte Analysemethoden steigern die Effizienz der kontinuierlichen Verbesserung. Standardisiert beschriebene Prozesse ermöglichen die systematische Untersuchung von Abweichungen oder Fehlern in der Prozessausführung und die Bestimmung ihrer Ursachen. Als Grundlage werden Messinformationen aus der Prozessausführung benötigt. Erkannte Verbesserungspotenziale werden bewertet und über ihre Umsetzung entschieden.

Ziel der Prozessanalyse

Mit der Prozessanalyse werden bestehende Probleme und Möglichkeiten zur Verbesserung aufgedeckt. Warum stimmen eventuell Zeit, Wert, Qualität oder Menge eines Prozesses nicht mit den Erwartungen überein? Warum werden die gesetzten Ziele für Effizienz und Effektivität, Stabilität oder Compliance nicht erreicht? Die Ursachen dafür sind ausfindig zu machen und Verbesserungspotentiale sind konkret zu erarbeiten.

Ziele können sein:

• Einsparung von Kosten
• Steigerung von Erlösen
• Straffung von Arbeitsabläufe
• Verkürzung von Liegezeiten in Prozessen
• Verbesserung der Kundennähe
• Auffinden von Reklamationsursachen
• Erhöhung der Prozesstransparenz
• Steigerung der allgemeinen Leistungsqualität

Schritt 1: Kernprozesse der Analyse identifizieren

Die Analyse und Verbesserung von Prozessen sollte in jedem prozessorientierten Unternehmen zu einer dauerhaften Aufgabe gemacht werden. Im Unternehmensalltag ist es allerdings nicht möglich und auch nicht sinnvoll, alle Prozesse gleichzeitig zu analysieren und zu optimieren. Hierfür besteht weder die Notwendigkeit, noch stehen die dafür benötigten Ressourcen zur Verfügung.

Deshalb ist es wichtig, die zur Analyse stehenden Prozesse in eine Reihenfolge zu bringen, in der diese bearbeitet werden sollten. Dazu sollten bereits ermitteltes Optimierungspotenzial, der notwendige Aufwand für eine Optimierung und der zu erwartende Effekt herangezogen werden. Um die Prozesse in eine initiale Reihenfolge zu bringen, sollten Sie bereits vorhandene Prozessdokumentation und eventuell vorliegende Leistungkennzahlen der Prozesse heranziehen.

Wenn Ihnen hierfür keine Prozessdokumentation zur Verfügung steht, ist der Proboard-Moderationskoffer das ideale Werkzeug, um die Prozessanalyse mit einer Prozessaufnahme zu starten. Wie Sie diese eine interaktive Prozessaufnahme gestalten, erfahren Sie in Beitrag Flussdiagramm erstellen mit dem BPMN Moderationskoffer.

Gehen Sie hierarchisch vor, um die Prozesse zu identifizieren, die Sie zuerst analysieren sollten. In den allermeisten Fällen macht es Sinn, mit der Betrachtung der Kernprozesse und nicht der  Support- oder Managementprozesse zu starten. Die Kernprozesse sind für Ihr Unternehmen erfolgskritisch und erstellen die Leistungen, wegen denen sich Ihre Kunden für Ihr Unternehmen entscheiden. In diesen Abläufen verstecken sich die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens. Sammeln Sie die Kernprozesse Ihres Unternehmens und schreiben Sie jeden Kernprozesse auf eine rechteckige Karte des Proboard-Moderationskoffers. Hängen Sie die Kernprozesse anschließend auf die linke Seite des Whiteboards.

Schritt 2: Erfolgsfaktoren und Ziele für die Analyse sammeln

Beginnen Sie mit den folgenden Fragen zu den wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren. Beantworten Sie die folgenden Fragen im Team:

• Was sind die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren Ihres Unternehmens?
• Welchen Nutzen hat der Kunde von Ihren Produkten und Leistungen?
• In welchen Kernprozessen wird dieser Nutzen produziert?

Später lassen sich für einzelne Prozesse spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu finden.

Sammeln Sie die Antworten auf diese Fragen und schreiben Sie diese jeweils stichpunktartig auf eine runde magnetische Moderationskarte des Proboard Koffers. Anschließend hängen Sie alle Ziele und Erfolgsfaktoren an die rechte Seite des Whiteboards.

Verbinden Sie die Erfolgsfaktoren und Ziele mit den Kernprozessen, auf diese einzahlen. Damit identifizieren Sie die Kernprozesse, die den größten Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden haben.

Schritt 3: Stärken und Schwächen der Kernprozesse identifizieren (SWOT-Analyse)

Nun sollten Sie für jeden der identifizierten Kernprozesse einzeln die Stärken und Schwächen bestimmen (Strengths, Weaknesses) und anschließend die Gelegenheiten oder Chancen und Gefahren oder Risiken für die Zukunft abzuschätzen (Opportunities, Threats). Die folgende Tabelle zeigt, welche Fragestellungen dabei betrachtet werden.

Stärken – Strength	Schwächen – Weaknesses
Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus? Welche Stärken kennzeichnen ihn? Inwiefern ist es ein gut funktionierender Kernprozess des Unternehmens?	Was sind die Schwächen des Prozesses? Welche Stärken kennzeichnen ihn? Inwiefern funktioniert der Kernprozess nicht so gut wie gewünscht? Was sind konkrete Defizite in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität?

Chancen – Opportunities	Risiken – Threats
Worauf lässt sich in Bezug auf den Kernprozess in Zukunft bauen? Wo im Prozess bestehen noch weitere Optimierungsmöglichkeiten? Welches noch nicht realisiertes Potenzial bietet der Prozess?	Welche Gefahren oder Risiken könnte es geben in Bezug auf den Kernprozess? Wo könnten Leistungsdefizite entstehen?

Hängen Sie hierzu den Kernprozess in die Mitte des Whiteboards. Für Stärken und für Chancen werden die quadratischen Formen verwendet. Für Schwächen und Risiken werden die quadratischen Formen verwendet.