Prozessdokumentation verbessern in 5 Schritten

Die Prozessdokumentation lebt davon, dass alle Mitarbeiter davon partizipieren und ihr Wissen einbringen. Wir wissen, dass es nach der Dokumentation von Prozessen vor allem darum geht, die Aktualität beizubehalten und das dokumentierte Wissen in den Arbeitsalltag zu integrieren. Damit Ihnen das gelingt, haben wir 5 Tipps, mit denen Sie die dokumentierten Prozesse effizient nutzen und sie zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags machen.

Tipp 1: Ergebnisse festhalten

Klingt banal, wird jedoch häufig zum Stolperstein bei der Verwendung der Prozessdokumentation: Jedes Ergebnis in der Prozessdoku festhalten. Halten Sie Beschlüsse und Projektergebnisse von Beginn an in Ihrer Prozessdokumentation fest, so gelingt es Ihnen, diese wirksam in die Abläufe Ihrer Organisation einzubringen. Egal, ob es die kurze Absprache an der Kaffeemaschine oder ein Meeting ist – stellen Sie sich und Ihrem Team die Frage „Welche Prozessbeschreibung betrifft das?“ und aktualisieren Sie diese entsprechend. So kann das beschlossene Ergebnis wirksam kommuniziert und umgesetzt werden.

Tipp 2: Schnittstellen an einen Tisch bringen

Die größten Schwachstellen in Prozessen sind Schnittstellen. Dort, wo eine Übergabe stattfindet, entstehen am häufigsten Fehler und Informationen gehen verloren. Um dies zu vermeiden, hilft es erfahrungsgemäß, klare Übergabepunkte zu definieren. Daher unser Tipp: Brechen Sie aus den einzelnen Teilprozessen aus und bringen Sie die Rollen „links und rechts der Schnittstelle“ an einen Tisch. So können die Prozessbeteiligten eindeutige Übergabepunkte definieren. In der Praxis empfiehlt es sich, eine konkrete Prozessdurchführung als Beispiel zu nehmen. Nicht vergessen: Halten Sie Verbesserungspotenziale und hilfreiche Hinweise im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung direkt fest.

Tipp 3: Kleine-Prozessaudits durchführen

Wählen Sie im Team eine Prozessbeschreibung aus und prüfen Sie diese gemeinsam – ist alles richtig und aktuell? Tipp: Eine Person spricht den Prozess durch, alle anderen kommentieren die Prozessbeschreibung stillschweigend . Der Prozessverantwortliche führt die Ergebnisse im Anschluss zusammen und passt die Beschreibung gegebenenfalls an. Nehmen Sie sich alle paar Wochen einen teamrelevanten Prozess vor und stellen Sie ihn auf die Probe. Ein nützlicher Nebeneffekt der Aktualisierung ist der Schulungseffekt, welcher bei den Teilnehmenden eintritt.

Tipp 4: Prozessorientiert auditieren

Auch bei internen Audits gilt: Brechen Sie Silos im Unternehmen auf und betrachten Sie nicht die einzelnen Fachbereiche, sondern den gesamten Prozess. Führen Sie Ihre Audits prozessorientiert durch, um so nah wie möglich an der Arbeitsrealität zu auditieren. Beachten Sie insbesondere die erfolgskritischen Prozessschritte und Übergaben zwischen verschiedenen Prozessrollen. Hierbei kann Sie unsere leichtgewichtige Audit-Applikation unterstützen.

Tipp 5. Nutzen Sie jeden Änderungsvorschlag, um Ihre Prozesse auf die Probe zu stellen

Für viele anfangs eine Umgewöhnung, die sich jedoch auszahlt: Alle Mitarbeiter sollten während eines Meetings Änderungen direkt in Ihre Prozessdokumentation einarbeiten. Ein Prozessschritt wird nun durch eine andere Person durchgeführt? Notiert. Es gibt eine neue Word-Vorlage? Aktualisiert.
Prozesse werden durchgeführt, wie sie in Ihrer Prozessdokumentation beschrieben sind und es treten dennoch Probleme auf? Passen Sie die Prozessbeschreibung direkt an, sodass Ihre Kollegen dieser folgen können.
Die Prozessbeschreibung ist zwar richtig, allerdings nutzen Ihre Mitarbeiter diese nicht im Alltag und es entstehen Probleme? Zeit für eine Schulung – schaffen Sie Bewusstsein für die Prozessbeschreibung und vermitteln Sie Erleichterung im Arbeitsalltag.

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