Prozesse modellieren

Prozesse modellieren ist eine der wesentlichen Aufgabe des Prozessmanagements. Hierzu werden zuerst die wichtigsten und kritischsten Geschäftsprozesse im Unternehmen identifiziert. Diese werden anschließend mit Hilfe von Flussdiagrammen in eine grafische Form gebracht.

Diese Form folgt in aller Regel einer Modellsprache. Bei der Prozessmodellierung wird der Prozessablauf in diese formale Sprache übersetzt. Der am weitesten verbreitete internationale Standard der Modellsprachen ist die BPMN bzw. die BPMN 2.0. So werden auch in der BPMN vorgegebene Symbole zur grafischen Beschreibung des Prozesses genutzt. Die BPMN gibt die Form vor, wie die relevanten Informationen zum Prozess erfasst werden müssen.

BPMN Formen

Erst wenn mit Hilfe eines Prozessmodells sichtbar gemacht wurde, wie ein Geschäftsprozess abläuft, lässt sich der Prozess genauer analysieren und optimieren. Der ProBoard-Moderationskoffer unterstützt Sie bei dieser wichtigen Aufgabe der Prozessmodellierung. Mit dem ProBoard-Prozesskoffer erlernen Sie und Ihre Mitarbeiter spielend einfach die Technik der Prozessmodellierung nach BPMN.

BPMN Formen

 

Prozessbeschreibungen gibt es auf den oberen Prozessebenen in einer groben Form. Beispielsweise für die Kernprozesse, Unterstützungsprozesse oder Führungsprozesse. Prozessdokumentation und damit Flussdiagramme gibt es aber auch in einer sehr detaillierter Form für die Tätigkeitsbeschreibungen einzelner Mitarbeiter.

Der Zweck der Prozessbeschreibung gibt immer vor, wie detailliert ein Prozess beschrieben werden sollte. Achten Sie immer darauf, ein möglichst einfaches und verständliches Ablaufdiagramm zu erstellen. Es sollte möglich einfach visualisieren, wie der Soll-Prozess ablaufen muss, um seinen Zweck zu erfüllen.

Warum Prozesse modellieren?

Der Aufwand, um Prozesse zu modellieren und die Prozessdokumentation aktuell zu halten ist hoch. Klären Sie deshalb immer zuerst, wofür die Prozessdokumentation benötigt wird. Mögliche Zwecke der Prozessmodellierung und Prozessbeschreibung können sein:

[tabs] [tab title="Transparenz" ]Prozessmitarbeiter sollen erkennen können, welche Aufgaben wann und warum getan werden müssen. Durch transparent beschriebene Prozesse erkennen Mitarbeiter den Gesamtzusammenhang. Mögliche Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit werden erkannt und können schneller beseitigt werden. Der einzelne Prozessmitarbeiter bekommt ein besseres Verständnis dafür, welche Rolle er im Gesamtprozess spielt - auch im Hinblick auf die Erfüllung des Kundennutzens. [/tab]

[tab title="Organisation" ]Mit der Prozessmodellierung werden Aufgaben, Tätigkeiten und Prozessschritte den Mitarbeitern oder Prozessrollen zugeordnet. Durch diese klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten sollten Abstimmungsprobleme und Missverständnisse vermieden werden. Dies gilt insbesondere für die Abstimmungen an den Prozessschnittstellen. [/tab]

[tab title="Strategie" ]Für eine strategische Analyse genügt beispielsweise eine allgemeine Beschreibung der Prozesse. [/tab]

[tab title="Hilfsmittel" ]Hier wird deutlich, welche Informationen, Systeme und Dokumente benötigt werden, damit die Prozessschritte richtig ausgeführt werden können.Hingegen ist für die Spezifikation von Software-Anforderungen mit dem Ziel Prozesse zu automatisieren oder zu unterstützen eine detaillierte Beschreibung notwendig. [/tab]

[tab title="Wirksamkeitsprüfung" ]Ziel ist es, zu überprüfen, ob der Prozess sein Prozessziel erreicht. Mit Hilfe von Prozesskennzahlen kann die Effektivität und die Effizienz der Zielerreichung gemessen werden. Prozessdurchlaufzeiten und Prozesskosten sind Beispiele für Prozesskennzahlen. [/tab]

[tab title="Rechtssicherheit" ]Darüber hinaus können erfolgskritische Prozesse detailliert in einem entsprechenden Ablaufdiagramm dokumentiert werden. Diese sind auch bei Audits – zum Beispiel für das Qualitätsmanagement – sehr wichtig, hilfreich und gefordert. Schließlich kann es darum gehen, sicherzustellen, dass qualitative Anforderungen durch den Prozess erfüllt werden. Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten? Ist klargestellt, wer was im Prozess tun darf oder tun muss (zum Beispiel Entscheidungen treffen oder die nächsten Prozessschritte freigeben).Wenn es um sensible Prozesse geht, wie beispielsweise bei medizinischen oder lebensmitteltechnischen Produkten, sind sie auch rechtlich vorgeschrieben. Sie sind Voraussetzung dafür, dass das Management seinen Pflichten nachkommt, für die Einhaltung von Regelungen zu sorgen und Abläufe im Unternehmen zu dokumentieren. In diesem Fall sind Vorstand und Geschäftsführung verpflichtet, ein unternehmensweites Risikofrüherkennungssystem einzuführen und zu betreiben. Das basiert meistens auf Prozessbeschreibungen. [/tab]

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Wie detailliert Prozesse modellieren?

Im obigen Abschnitt wurde erläutert, dass es unterschiedliche Zwecke und Ziele der Prozessmodellierung gibt. Der Detailgrad muss sich immer am Zweck und den Zielen orientieren. Das Prozessmodell und die Beschreibung der einzelnen Merkmale wie Prozessschritte, ausführende Stellen, notwendige Informationen oder Leistungsparameter werden darauf ausgerichtet, welcher Zweck im Vordergrund steht. Je mehr Informationen in ein Modell gepackt werden, desto komplexer und für die Anwendung unübersichtlicher wird es. Deshalb kann ein einzelner Prozess – je nach Zweck – in unterschiedlicher Form beschrieben und modelliert werden. Mal grob für eine Übersicht und strategische Analyse; mal sehr detailliert für eine genaue Analyse und Spezifikation von Prozessmerkmalen.

Durch diese Abwägung stellen Sie sicher, dass das Prozessmodell übersichtlich bleibt und der Modellierungsaufwand in einem angemessenen Verhältnis steht.

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