Prozessmodellierung

WAS IST PROZESSMODELLIERUNG?

In jedem Unternehmen fallen zur Bewältigung des Geschäftsalltags die unterschiedichsten Aufgaben und Tätigkeiten an. Die zur Erfüllung dieser Aufgaben durchzuführenden Vorgänge werden Prozesse genannt. Die Prozessmodellierung ist ein effektives Instrument zur systematischen Erfassung aller für die einzelnen Prozesse notwendigen Aktivitäten und wie

diese mit Blick auf die Unternehmensstrategie zielgerichtet aufeinander abgestimmt werden können. Zur Dokumentation dieser Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt. Das Ergebnis der Prozessaufnahmen wird mit Hilfe der Prozessmodellierung grafisch dokumentiert.

DAS GROBE VORGEHEN DER PROZESSMODELLIERUNG

 

01

DOKUMENTATION DER PROZESSE

Zur Dokumentation dieser Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt.

02

GRAFISCHE AUFBEREITUNG DER PROZESSE

Im zweiten Schritt der Prozessmodellierung werden die dokumentierten Prozesse grafisch visualisiert.

03

ERFASSEN DER PROZESSE IN EINEM BPM-TOOL

Die visuell in Ablaufdiagrammen dargestellten Prozesse können nun sehr einfach in ein BPM-Tool übertragen werden. 

ZIELE UND VORTEILE DER PROZESSMODELLIERUNG

Welches Ziel verfolgen wir eigentlich mit der Prozessmodellierung?
Welcher Vorteile entsteht für unser Unternehmen, wenn wir unsere Arbeitsabläufe grafisch abbilden?

  • Durch die modellierten Prozesse erlangen Sie Kenntnis über den aktuellen IST-Stand
  • Mit Hilfe modellierter Prozesse schaffen Sie Prozesstransparenz. Oder einfacher gesagt: Sie schaffen ein einheitliches Verständnis für den Prozess unter den Mitarbeiter
  • Modellierte und somit auch dokumentierte Prozesse erleichtern des Wissensaustausch
  • Die Prozessmodellierung unterstützt das einfache und schnelle Einarbeiten von neuen Mitarbeitern
  • Durch die Beschäftigung mit Prozessen und deren Modellierung können Schwachstellen im Prozess leichter aufgedeckt werden
  • Dokumentierte, standardisierte und gut kommunizierte Prozesse verbessern die Prozessqualität und Prozesssicherheit
  • Die Prozessmodellierung ist die Grundlage für die Reorganisation von Abläufen
  • Gut dokumentierte Prozesse bilden die Basis für die Optimierung der Durchlaufzeit
  • Beim Auftreten von Fehlern in Arbeitsabläufen kann die Ursachenanalyse anhand der dokumentierten Prozesse erfolgen
  • Modellierte Prozesse decken Redundanzen auf. Werden daraus die richtigen Schlüsse gezogen, sorgt die Beseitigung von Doppelarbeit zu einer Reduzierung der Prozesskosten
  • Mit Hilfe von grafisch modellierten Prozessen können Sie präzise Arbeitsanweisungen erstellen
  • Prozessmodellierung ist in jedem Fall immer der erste Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse

DAS IDEALE WERKZEUG ZUR PROZESSMODELLIERUNG

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KERNFRAGEN DER PROZESSMODELLIERUNG

Es gibt viele verschiedenen Varianten, wie Unternehmen ihre internen Prozessabläufe darstellen. Kern der Prozessmodellierung ist dabei immer die Angabe aller Tätigkeiten und verantwortlichen Prozessrollen, die Bestandteil der Prozesse sind. Die Prozessmodellierung konzentriert sich dabei immer auf die Fragestellung: Wer macht Was, Wann, Wie und mit welchem Hilfsmittel? Konkret ist die Prozessmodellierung die visuelle, grafische Darstellung der Tätigkeiten. Die grafische Darstellung der Geschäftsprozesse hat gegenüber der textuellen den Vorteil, dass sie komplexe Inhalte kürzer, verständlicher und präziser darstellen kann. Basis der Prozessmodellierung sind entweder bereits vorhandene Geschäftsprozesse, so genannte Ist-Prozesse, oder geplante Soll-Prozesse.

Die Prozessmodellierung ermöglicht das Abbilden von externen und internen Tätigkeiten. Das Ergebnis der Prozessmodellierung wird auch Prozessmodell genannt. Ein Prozessmodell stellt die zeitiche Abfolge von Aufgaben dar. Sie können als Unternehmen bei der visuellen Abbildung der Prozesse unterschiedliche Modellierungsstandards nutzen. Ein erprobtes Hilfsmittel zur Modellierung der Prozesse im Team kann z.B. der Proboard Moderationskoffer sein, der alle bekannten Modellierungsstandards unterstützt. Dieser Moderationskoffer eignet sich dazu, die Prozessmodellierung in Ihrem Unternehmen Workshop-basiert voranzutreiben.

EBENEN DER PROZESSMODELLIERUNG

Die Prozessmodellierung unterscheidet meist verschiedene Ebenen der Prozessmodellierung. In er ersten Ebene werden die Hauptaufgaben des Prozesses dargestellt. In der zweiten Ebene erfolgt die detaillierte Beschreibung der Hauptaufgaben. Dabei entscheidet jedes Unternehmen für sich, bis zu welcher Ebene es die Prozesse grafisch darstellen will. Die Tiefe und damit den Detailgrad des Prozessmodells legt jedes Unternehmen individuell für im jeweiligen Unternehmenskontext fest. Mit dem Proboard-Moderationskoffer können Sie für jede Ebene ein Flussdiagramm erstellen.

Modellierte Prozesse werden Flussdiagramme, Prozessdiagramme oder Prozessmodell genannt. Diese sind das Ergebnis der Prozessmodellierung und bilden die einzelne Prozesse ab. Das Prozessmodell stellt den Ablauf gemeinsam mit den beteiligten Rollen und Organisationseinheiten dar. Im  Prozessmanagement werden mit Hilfe des Flussdiagramms der Verlauf des Prozesses und die am Prozess Beteiligten identifiziert.

BPMN Prozessmodellierung am Whiteboard

Es gibt die verschiedensten Ansätze, Vorgehen und Detailgrade der Prozessmodellierung. Proboard bietet mit dem Proboard Moderationskoffer angelehnt an die BPMN und EPK Notation eine neuartige, einfache und interaktive Methode zur Prozessmodellierung. Diese Methode ist langjährig erprobt und verspricht Ihnen sehr gute Prozessergebnisse nach BPMN oder EPK.

Prozessmodellierung in 10 Schritten mit dem Proboard Moderationskoffer

Prozesse als Bestandteil der Prozessmodellierung

Ein Prozess ist eine Folge von Tätigkeiten, die einen zeitlichen Beginn und ein Ende haben. Ergebnis eines Prozesses kann ein Produkt, ein Halbfertigprodukt, ein Dokument, eine Information, Dienstleistung oder Ähnliches sein. Die Proboard Methode zur Prozesmodellierung stellt die Prozessergebnisse, also die Outputs des Prozesses, in den Mittelpunkt der Prozessmodellierung. Die geiselhafte Befolgung der Regeln einer Notation zur Prozessmodellierung, egal ob BPMN, EPK, UML oder Wertstromdesign, rückt dabei erst einmal in den Hintergrund.

Outputs als Daseinsberechtigung der Prozesse

Der Proboard Moderationskoffer stellt die Outputs mit Hilfe spezieller Output-Formen dar. Die magnetischen Outputs werden oberhalb der Endereignisse der Prozesse dargestellt / modelliert. Somit betont die Methode zur Prozessmodellierung, dass die Dahseinsberechtiung eines Prozesses die Ergebnisse, also die Outputs des Prozesses sind. Die Outputs werden optisch sehr präsent dargestellt, zu verdeutlichen, dass der modellierte Prozess erst mit den visualisierten Outputs endet bzw. dass das Prozessergebnis zwingend benötigt wird, bevor der Prozess enden kann.

Die Kurzbeschreibung, die jedem Proboard Moderationskoffer beigelegt ist, führt Sie Schritt für Schritt durch die Prozessaufnahme und die Erfassung der Outputs während der Prozessmodellierung.

Was sind Prozessmodelle im Kontext der Prozessmodellierung?

Ein Prozessmodell ist eine vereinfachte, formalisierte Abbildung von Tätigkeiten und Entscheidungen. Prozessmodelle können in der Prozessmodellierung komplexe Geschäftsprozesse nachvollziehbar abbilden und das Prozessverständnis dadurch steigern. Mit Prozessmodellen bilden Sie die Grundlage für die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse. Ziel einer solchen Analyse ist stets die einmalige oder, im Idealfall, die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse.

BPMN Prozessdiagramm mit Proboard

Vorbereitung der Prozessmodellierung

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Bevor die Prozessaufnahme im Unternehmen beginnen kann, sind zunächst einige Vorbereitungen zu treffen, sodass die Modellierung des Prozesses schnell und korrekt abläuft. Eine Reihe von W-Fragen bietet dabei eine konkrete Orientierung.

  • Warum soll ein Prozess aufgenommen und modelliert werden?
  • Welcher Prozess wird modelliert?
  • Wie detailliert soll der Prozess aufgenommen werden?
  • Wer ist für den Prozess verantwortlich und wer wirkt mit?
  • Wen muss man über die Prozessaufnahme informieren?
  • Wann und wo soll die Prozessaufnahme stattfinden?

Was ist der Unterschied zwischen Prozessaufnahme und Prozessmodellierung?

Nachdem die oben genannen Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann die Prozessaufnahme beispielsweise mit Hilfe des BPMN Moderationskoffers durchgeführt werden. Die Prozessaufnahme ist im Normalfall die Vorarbeit für die Prozessmodellierung. Hierbei können unterschiedliche Vorgehen sinnvoll sein und Hilfsmittel eingesetzt werden. Wenn Sie die Prozessaufnahme mit Hilfe des Proboard Moderationskoffers durchführen, erledigen Sie Prozessaufnahme und Prozesmodellierung in einem Workshop.

Prozessaufnahme und Prozessmodellierung unterscheiden sich im Wesentlichen dadurch, dass während der Aufnahme der Ablauf des Prozesses von den Akteuren, Wissensträgern und Mitarbeitern erfragt wird, während die Modellierung die (visuelle, grafische) Aufbereitung des Prozesses zur Dokumentation und weiteren Verwendung für eine BPM-Software beinhaltet. Der Proboard Moderationskoffer liefert Ihnen einen interaktiven Ansatz für beide Disziplinen. Die magentischen Moderationskarten ermöglichen Ihnen eine interaktive Variante der Prozessmodellierung. Prozessaufnahme und Prozessmodellierung verschmilzen zu einem Workshop.

ProBoard-Moderationskoffer-in-Aktion-mit-BPMN-2

Für die Prozessaufnahme kann auf unterschiedliche Methoden (oder einer Kombination daraus) zurückgegriffen werden, bspw. Dokumentenanalyse, Beobachtung oder Interviews. Damit die Gesprächspartner bei der Prozessmodellierung ein einheitliches Verständnis vom Thema bzw. vom Prozess entwickeln, ist es sinnvoll, dass der Prozessverlauf gleichzeitig skizziert wird. Hierfür sind verschiedene Möglichkeiten denkbar: ob Flipchart und Post-It‘s, Whiteboard mit entsprechenden Stiften und Magneten oder konventionell mit Papier, Bleistift und Radiergummi. Wichtig ist, dass Änderungen schnell und leicht während der Prozessaufnahme, also während des Gespräches, möglich sind. Auch hier liefert Ihnen der Proboard Moderationskoffer mit den magnetischen Moderationskarten die ideale Lösung, um Prozesse erfolreiche aufzunehmen.

Prozessmodellierung - ein Fazit

Mit Hilfe der Prozessmodellierung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unternehmensprozesse sehr detailliert zu analysieren. Es gibt verschiedene grafische Notationen zur Prozessmodellierung, weswegen Unternehmen hierbei sehr flexibel sind. Die Dokumentation der Prozesse mit Hilfe der Prozessmodellierung stellt sicher, dass das Prozesswissen nicht verloren geht und vom Ist-Zustand immer wieder Prozessverbesserungen abgeleitet werden. Modellierte Prozesse können leicht in eine ERP-Software eingespielt werden. Dadurch haben Unternehmen alle benötigten Unternehmensabläufe zentral abgelegt und können immer wieder auf diese zugreifen.

Viele Unternehmen haben unzureichend dokumentierte, überlieferte Prozesse, deren tatsächliche Abläufe und Schwachstellen verborgen bleiben. Führungskräfte wissen in diesen Fällen nicht, wie der Prozess in der Realität tatsächlich abläuft. Stabile, kontrollierte Prozesse sind werden somit dem Zufall überlassen. Durch das Modellieren des Prozesses lassen sich Schwachstellen aufdecken, Optimierungspotenziale sichtbar machen und Prozessstandards etablieren. Die Qualität der eigenen Prozesse und das Verständnis für sie sind ausschlaggebend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

 

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Ich habe die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen.

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  • Super Einfach

    Endlich ein Beitrag im Prozessmanagement-Informationsdschungel, der Prozessmodellierung ganz einfach erklärt und auf den Punkt bringt. Danke dafür!

  • Umfassender Überblick - toller Koffer

    Guten Tag und vielen Dank für diesen umfassenden und gut erklärten Überblick über das Thema Prozessmodellierung. Wir verwenden - mit Ihrem Einverständis - die Inhalte dieses Beitrags für interne Schulungszwecke und setzen Ihren Moderationskoffer bei unseren Prozessaufnahmen ein. Viele Grüße aus Köln

  • Direkt verstanden

    Danke! Für meine Masterarbeit im Bereich Prozessmodellierung sehr hilfreicher, gut geschriebener Inhalt zur Erklärung, was Prozessmodellierung eigentlich ausmacht. Darf ich zitieren? Vielen dank schon mal.