Prozessvisualisierung leicht gemacht

Was ist Prozessvisualisierung?

Prozessvisualisierung ist die grafische Darstellung von Prozessen mit dem Ziel, Komplexität möglichst einfach darzustellen. Mit Hilfe der Prozessvisuaisierung verwandeln Sie Ideen und Visionen in umsetzbare Konzepte und leiten daraus Prozesse und konkrete Arbeitsabläufe ab. Prozessvisualisierungen geben Ihnen, Ihren Kunden und allen weiteren Stakeholdern den nötigen Überblick über Ihr Business.

Visualisiert werden im Arbeitsalltag z.B. Geschäftsabläufe, Marketing Funnels, Userjourneys, Userflows, Workflows oder  Leadqualifizierungen.

Die Prozessvisualisierung wird in vielen Bereichen angewendet. Einige davon sind Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Automatisierung, Simulation und Verfahrenstechnik.

Nutzen der Prozessvisualisierung

Mit Hilfe der Visualisierung von Prozessen werden auf einfache Weise wichgige Zahlen, Daten und Fakten visuell kommuniziert und dokumentiert. Die Bündelung aller vorliegenden Informationen und Erfahrungen in einem Prozessdiagramm bringt in den allermeisten Fällen wertvolle Details über die Abläufe zum Vorschein.

Zusammengefasst bietet die Visualisierung von Prozessen folgenden Nutzen:

  • Sie gibt Einsicht in wichtige Prozessdetails, die sonst nicht zum zu Tage gekommen wären
  • Verkürzung der Einarbeitungszeit bei Neueinstellung oder Stellenwechsel
  • Hohe Transparenz gerade bei verteilten Prozessen über mehrere Standorte
  • Möglichkeit Schnittstellen und Ansprechpartner klar zu definieren
  • Sie erbringt Nachweis über die in die Unternehmenspraxis umgesetzten Normanforderungen

Prozessvisualisierung als Teil von Prozessmanagement

Ein funktionierendes Prozessmanagement benötigt eine eindeutige und einheitliche Dokumentation der Prozesse. Die Prozessdokumentation dient den Mitarbeitern im Unternehmen als Navigationsmittel, um sich im Managementsystem zurechtzufinden. 

Standards für gute Prozessvisualisierungen

In der Prozessdokumentation haben sich im Lauf der Zeit unterschiedliche Ansätze für Visualisierungen von Prozessen  etabliert. Je nach verwendetem Standard sind die Visualisierungen mehr oder weniger ansprechend bzw. unterschiedlich auf Zielgruppen ausgerichtet.

Oft verwendet werden folgende Standards für die Prozessvisualisierung:

  • Flussdiagramme - DIN-Norm 66001 Datenfluss/Programm-Ablaufpläne
  • EPK - Ereignisgesteuerte Prozessketten
  • UML - Unified Modeling Language
  • Ablaufpläne nach ibo
  • BPMN - Business Process Modelling Notation

Die Notation BPMN (Business Process Modelling Notation) ist heute die am weitesten verbreitete Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen. In vielen Unternehmen und Behörden ist sie zum Standard erklärt worden.

Prozessvisualisierung | Entwicklungen verständlich machen!

Ob bei Teambesprechungen, im Strategieworkshop oder im beratenden Gespräch: überall werden Situationen analysiert und Vorgehensweisen geplant. Entwicklungen werden untersucht und Maßnahmen überprüft. Oft werden dabei die Ergebnisse in langen Listen, auf ermüdenden Powerpoint-Folien oder einfach nur „im Kopf“ festgehalten.

Aber das muss nicht sein: Prozesse lassen sich wunderbar visuell von Hand planen, darstellen, analysieren und bearbeiten. Ob die Präsentation im Teammeeting, die neue Strategie einer Organisation oder neue Verhaltensmöglichkeiten eines Klienten. Mit Hilfe von einfachen Visualisierungen und ein paar Kniffen aus dem Visual Facilitating lassen sich komplexe Zusammenhänge und Prozesse für alle Beteiligten nachvollziehbar darstellen und schaffen dadurch ein gemeinsames Verständnis.

Anwendungsgebiete

Prozessvisualisierungen werden bei uns im Büro angefertigt. Sie können in der Regel per Online-Meetings als auch mit Telefonkonferenzen / Abstimmungsschlaufen erstellt werden. Mit hunderten Werken und Kunden sind wir bei einem solchen Projektablauf und in der Anfertigung sehr erfahren.

Transparente Visualisierung eines Prozesses

Viele unterschiedliche Symbole sind nur für den Insider bzw. Fachmann eine echte Hilfe. Eine umfangreiche Nomenklatur erschwert den Mitarbeitern (Beteiligten, Berufsgruppen) das Verständnis der Prozesse beträchtlich. In der Regel reichen einige wenige, aber dafür klare und gut unterscheidbare Symbole für die Prozessvisualisierung völlig aus.

Symbole festlegen

Für die grafische Prozessdarstellung ist entscheidend, dass mit einer einheitlichen Symbolik gearbeitet wird, d.h., die Sinnbilder müssen unternehmensintern standardisiert werden.

Eine Vielzahl unterschiedlicher Symbole ist nur für den Prozessfachmann hilfreich, verwirrt hingegen denjenigen ohne spezielles Know-how. Dies betrifft auch eine zu große Begriffsvielfalt, die es den Mitarbeitern erschwert, Prozesse zu verstehen. Meistens reichen einige wenige, dafür aber prägnante Symbole für die Prozessvisualisierung aus.

In der Praxis haben sich Symbole für den Prozessablauf etabliert, die sich an der DIN 66001 „Informationsverarbeitung; Sinnbilder und ihre Anwendung“ orientieren. Eine abweichende Symbolverwendung ist nicht ratsam, da gewohnte Symbole für den Betrachter leichter verständlich sind. Folgende Symbole können empfohlen werden:

Methoden und Tools der Prozessvisualisierung

Prozessvisualisierung stellt die Faktoren dar, die auf einen Prozess einwirken – was von ganz wenigen Schnittstellen bzw. Einflussfaktoren bis zu einer großen Anzahl gehen kann. Unsere Methode fokussiert dabei sehr auf das Verstehen der Herausforderung in Ihrem Projekt oder Unternehmen. Dazu nutzen wir Tools um Informationen zu Beteiligten, Arbeitsebene, Einflussfaktoren, Bedingungen usw. zu sammeln. Das wird u.a. angewandt bei Managementprozessen, im Qualitätsmanagement, der Automatisierungs- oder Verfahrenstechnik, bei vielen betriebswirtschaftlichen Prozesse etc. sowie in in R&D. Manchmal geht es auch darum, eine ganze „Prozesslandkarte” zu erstellen, die die Struktur mehrerer oder aller Unternehmensprozesse und ihr Zusammenwirken darstellen soll. Prozessvisualisierungs-Projekt sind stets sehr maßgeschneidert für Sie als unseren Kunden.

Wie profitieren Projekte, Prozesse und Wissen von visueller Darstellung?

Was hängt wie miteinander zusammen? Wie stellt man sicher, dass alle Beteiligten wirklich „dranbleiben“? Gerade in Projekten und Veränderungsmaßnahmen steigen Teilnehmer oder Projektmitglieder regelmäßig aus. Vor allem ab einer gewissen Größe oder Länge der Prozesse. In diesen Fällen hilft es, wenn Sie diese Prozesse und Vorgänge visualisieren lassen. Die Visualisierung bringt die Beteiligten wieder in Kontakt mit dem Prozess und hilft Ihnen die Schritte von Ihrer Seite nachzuvollziehen. 

Wie läuft ein Prozessvisualisierungs-Projekt ab?

Sie als Kunde werden gut durch Ihr Projekt begleitet. Zusammen mit Ihnen identifizieren wir Kernprozesse auf Projekt- oder Unternehmensebene. Wir beobachten das Problem bzw. den Prozess und erstellen gemeinsam eine Priorisierung der Informationen. Es folgt eine Prozessanalyse, Prozessgestaltung und ein eventueller Ausblick auf die gewünschte Prozessoptimierung. Haupt- und Teilprozesse werden visualisiert. Dabei arbeiten wir in mehreren Versionen und engen Feedbackschleifen mit Ihnen. Bei allen Schritten achten wir darauf, dass die Leistungen sich gut in Ihr Unternehmensprozessmodell einfügen lassen. Und wie die visualisierten Prozesse zu Ihren Projekt- oder Unternehmenszielen und Strategien beitragen. Unsere Intention ist stets ein Verankern von Lösungen.

Vorgehensweise zur Prozessvisualisierung

Prozesse lassen sich besonders gut durch Bilder und Diagramme darstellen. Das hilft, auch komplexe Abläufe zu verstehen und zu analysieren. Deshalb werden Prozesse in Form von Ablaufdiagrammen visualisiert. Diese Darstellung kann auf unterschiedlichen Ebenen erfolgen – mit einem zunehmenden Detaillierungsgrad, wie bei der folgenden Vorgehensweise.

1. Kernprozesse auf Unternehmensebene identifizieren und festlegen
Wählen Sie im ersten Schritt den Kernprozess Ihres Unternehmens, den Sie darstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Kernprozesse in sich insoweit geschlossen sind, als durch sie eine strategisch wichtige Unternehmensleistung erbracht wird – zum Beispiel im Hinblick auf die Kunden oder Produkte Ihres Unternehmens. Grenzen Sie unterschiedliche Kernprozesse voneinander ab und unterscheiden Sie wertschöpfende Prozesse und unterstützende Prozesse. Die Zusammenstellung aller Kernprozesse und unterstützenden Prozesse entspricht dem Unternehmensprozessmodell oder dem Wertkettenmodell nach Michael Porter. Abbildung 5 zeigt ein Beispiel, wie Kernprozess und unterstützende Prozesse auf der Unternehmensebene dargestellt werden können.

2. Auswahl eines Kernprozesses für die Prozessanalyse, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung
Im zweiten Schritt wählen Sie den Kernprozess aus, den Sie genauer analysieren, gestalten oder optimieren wollen. Dies können wertschöpfende Prozesse, aber auch unterstützende Prozesse sein. Diesen Prozess zerlegen Sie in Einzelprozesse, die als Prozessgruppe zu diesem Kernprozess gehören und die Sie zunächst nur benennen. Sie können die Einzelprozesse auch in eine logische Abfolge bringen. Der Einzelprozess wird anschließend genauer und eigenständig analysiert und visualisiert – und ist im Folgenden der sogenannte Hauptprozess. Abbildung 6 zeigt, aus welchen Hauptprozessen der Kernprozess Produktentwicklung bestehen kann.

3. Visualisieren Sie den Hauptprozess
Dann visualisieren Sie den Hauptprozess, den Sie genauer analysieren, gestalten und optimieren wollen. Auf der Ebene der Hauptprozesse setzten die Maßnahmen des Prozessmanagements meistens an. Hier findet die Schwachstellenanalyse statt und hierauf wird die Prozessgestaltung meistens ausgerichtet (zum Beispiel in Form eines Change-Management-Projekts).

Hilfreich ist, wenn Sie einen Hauptprozess in Form einer sogenannten Swimlane abbilden. Damit zeigen Sie auf, welche Akteure in diesem Prozess beteiligt sind (Abteilungen) und wie die logische Abfolge ist. Außerdem können Sie die Prozessschritte auf einer Zeitskala abbilden und damit die Dauer einzelner Prozessschritte sichtbar machen (vgl. Abbildung 7). Hier werden Abhängigkeiten, die Problematik der Schnittstellen und mögliche Doppelarbeit oder Blindleistung deutlich.

4. Teilprozessschritte logisch anordnen
Für eine Detailanalyse und Detailplanung müssen Sie aus Ihrem Hauptprozess die Teilprozesse herausnehmen und analysieren, bei denen Sie die wesentlichen Schwachstellen vermuten oder die Sie neu gestalten wollen. Dazu bringen Sie die einzelnen Schritte und Handlungen, die in einem Teilprozess durchgeführt werden (sollen) in eine logische Abfolge; dies entspricht dem sogenannten Ablaufplan wie in Abbildung 8.

Hier wird sichtbar, welcher Prozess-Input notwendig ist, welche Entscheidungen getroffen werden und welcher Prozess-Output als Prozessergebnis entsteht. Sie arbeiten damit auf der Ebene, auf der Prozesse aus Ereignissen und Aktivitäten modelliert werden.

5. Teilprozessschritte (Ereignisse und Aktivitäten) beschreiben und analysieren
Schließlich wird auf der fünften Ebene ein Teilprozess bezüglich seiner Leistungsmerkmale genau analysiert und beschrieben. Dazu werden die Ereignisse und Aktivitäten des Teilprozesses weiter in einzelne Teilaktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt (gemessen, beobachtet, geschätzt):

notwendige Ressourcen oder Hilfsmittel
Dauer der Teilaktivität
entstehende Kosten, Kostenarten, Kostentreiber
Störungen oder Probleme
Die Teilaktivitäten lassen sich meistens einer Stelle (siehe Stellenbeschreibungen) oder einer Person im Unternehmen zuordnen. Die notwendigen Informationen und Daten können in einer Tabelle wie in Abbildung 9 zusammengestellt werden.

Praxixtipps

 Prozessvisualisierung
Visualisieren Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Denn Prozessbeschreibung und Prozessmodelle sind grundlegende Organisationshilfsmittel – vergleichbar mit Stellenbeschreibungen für den einzelnen Arbeitsplatz.

Oft genügt eine Beschreibung der Hauptprozesse wie oben in Schritt 3 erläutert. Nur für die Prozessanalyse und Prozessoptimierung benötigen Sie weitere Visualisierungen auf einer genaueren Ebene in Form von Swimlanes, Ablaufdiagrammen oder Tabellen. Dadurch erhalten Sie Einsichten und Erkenntnisse, um Schwachstellen und ihre Ursachen zu identifizieren und Potenzial zur Prozessverbesserung und Prozessoptimierung zu erkennen.

Entwickeln Sie Ihr Unternehmensprozessmodell.
Beschreiben Sie dabei die Kernprozesse und die Hauptprozesse.
Analysieren Sie bei Bedarf einzelne Hauptprozesse.
Nutzen Sie dazu die Elemente zur Prozessvisualisierung aus der folgenden Vorlage.

Vorlage
Ebenen der Prozessbeschreibung im Unternehmen
Swimlanes zur Darstellung von Abläufen und Prozessen
Mit den beiden folgenden Excel-Vorlagen können Sie aus einer tabellarischen Prozessbeschreibung automatisch ein Swimlane-Diagramm erstellen. Sie legen dazu die Organisationseinheiten oder Stellen Ihres Unternehmens fest und weisen diesen einzelne Prozessschritte oder Aufgaben zu. Die Darstellung ergibt sich durch die Reihenfolge (Nummer) der Prozessschritte, die Sie festlegen.

 

Informationsrecherche und Prozessbeschreibung
Die grafische Darstellung der Prozesse sollte für die Analyse, Optimierung oder Dokumentation um weitere Informationen zum Prozess ergänzt werden. Mit der folgenden Vorlage können Sie Schritt für Schritt alle für Ihre Zwecke notwendigen Prozessinformationen recherchieren und die wichtigen Prozessmerkmale zusammenstellen. Diese können sich auf Hauptprozesse, Teilprozesse, Ereignisse, Aktivitäten oder Teilaktivitäten beziehen. Je nach Zweck legen Sie den Detaillierungsgrad der Visualisierung und Beschreibung fest.

Vorlage
Prozesse analysieren, gestalten und optimieren
Damit haben Sie dann alle Informationen beisammen, die Sie brauchen, um die Prozesse und ihre Effekte genauer zu prüfen und zu analysieren. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels ermitteln Sie, wie gut Prozesse zu den Unternehmenszielen und Strategien beitragen und bewerten dies mithilfe von Kennzahlen zur Prozess- und Ergebnisqualität.

Swimlane-Darstellung

Die Swimlane-Methode ist ein bereichsübergreifendes Flussdiagramm (Cross-Functional Process Flowchart).

Swimlane-Diagramme, die eine Kombination von Zuständigkeis- und klassischen Flussdiagrammen darstellen, können Geschäftsprozesse am deutlichsten veranschaulichen, weil sie ihren Schwerpunkt in der Beschreibung von bereichsübergreifenden Prozessabfolgen mit den auftretenden Schnittstellen haben. Für den Betrachter einer Prozessgrafik sind in der Regel folgende Fragen wichtig:

Wo bin ich bzw. wo ist meine Rolle, Abteilung oder Bereich?
Was sind meine Prozesse, Tätigkeiten, Entscheidungen?
In welcher Reihenfolge laufen die Prozesse ab? Welche Input-/Output-Informationen bzw. Schnittstellen betreffen mich?
All dies wird mithilfe der Swimlane-Methode übersichtlich und für jeden verständlich abgebildet.

Prozessvisualisierung mittels Prozesslandkarte

Mit einer Prozesslandkarte lassen sich Unternehmensprozesse visualisieren und in einem Zusammenspiel darstellen. Das verschafft einerseits einen Überblick über die einzelnen Prozesse in der Organisation und vermittelt zum anderen ein Verständnis von der „Konstruktion“ des Unternehmens. Die Visualisierung aller Unternehmensprozesse mit der Prozesslandkarte ist zudem einer der ersten Schritte in Richtung Prozessorientierung, die von der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 gefordert wird.

Mit diesem E-Learning Kurs Prozessvisualisierung mittels Prozesslandkarte / Prozesslandschaft lernen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter das Vorgehen bei der Erstellung einer Prozesslandkarte kennen und können im Anschluss Ihre Unternehmensprozesse erfassen und strukturieren und selbstständig eine Prozesslandschaft erstellen.

QMB Online Ausbildung - Demo Kurs zu Ihrer E-Learning Schulung
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Die Vorgehensweise wird anhand einer Matrix mit 33 Beispielprozessen Schritt für Schritt erklärt, um das Verständnis für Sie und / oder Ihre Mitarbeiter zu erleichtern. Diese Matrix beinhaltet die Unternehmensprozesse, welche in Managementprozesse, operative Geschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse strukturiert werden. Dieser Prozessvisualisierung mittels Prozesslandkarte E-Learning Kurs beinhaltet verschiedene interaktive Elemente, dank derer Sie in die Erarbeitung der einzelnen Wissensblöcke direkt einbezogen werden. Außerdem werden in unterschiedlichen Video- und Audiosequenzen die einzelnen Themengebiete noch näher beleuchtet. So werden Ihnen unter anderem auch die verschiedenen Darstellungsvarianten für die Prozessvisualisierung, wie zum Beispiel das Flussdiagramm, näher gebracht. Also nutzen Sie diesen Prozessvisualisierung mittels Prozesslandkarte – E-Learning Kurs und lernen Sie, wie Sie eine Prozesslandkarte effektiv erstellen.

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