Zur perfekten Prozessdokumentation mit Hilfe von 6 Praxistipps

 „Unsere Prozessdokumentation nutzen wir immer im nur zum Audit.“ oder  „Unsere Mitarbeiter schauen sich die dokumentierten Prozesse selten bis gar nicht an.“ - Kennen Sie diese Aussagen? Wenn ja, haben Sie sich mit dieser Situation abgefunden oder möchten Sie etwas daran ändern?

Aber was zeichnet die perfekte Prozessdokumentation aus?
Wie schaffen Sie es, dass Ihre Prozessdokumentation Nutzen für Ihre Mitarbeiter stiftet?

Eine Prozessdokumentation ist dann gut, wenn alle Mitarbeiter von ihr profitieren. Eine gute Dokumentation erreichen Sie nur, wenn bei der Erstellung alle relevanten Mitarbeiter ihr Wissen eingebracht haben. Die dokumentierten Prozesse entfalten auch nur dann einen dauerhaften Nutzen, wenn sie aktuell sind und wenn sie dauerhaft in Ihren Arbeitsalltag integriert werden.

Damit Sie diese Ziele erreichen, haben wir in diesem Beitrag 5 Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die perfekte Prozessdokumentation erstellen und diese zu einem festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags machen.

  Inhaltsverzeichnis

Tipp 1: Ziel der Prozessdokumentation definieren
Tipp 2: Visuelle, nutzerorientierte Prozessdokumentation erstellen
Tipp 3: Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation
Tipp 4: Schnittstellen im Prozessdesign optimieren
Tipp 5: Regelmäßige, abteilungsübergreifende Prozessaudits
Tipp 6: Prozessorientiert denken und handeln

Tipp 1 - Ziel der Prozessdokumentation definieren

Bevor Sie mit der Prozessdokumentation beginnen, sollten Sie sich kurz Gedanken darüber machen, was Sie mit der Dokumenation der Prozesse erreichen wollen. Dabei ist es völlig legitim, dass unterschiedliche Prozesse auch unterschiedliche Zielsetzungen bei der Prozessdokumentation haben. Sehen Sie die Prozessdokumentation immer als Mittel zum Zweck - und der heiligt ja bekanntermaßen die Mittel. Passen Sie Form und Detaillierungsgrad der der Dokumentation also immer an das festgelegte Ziel an. Mögliche Ziele könnten z.B. sein:

  • Bestimmung des Projektvorgehens mit Hilfe eines temporären Prozesses
  • Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis für Prozessmitarbeiter
  • Erreichen eines gemein­sa­men Pro­zess­ver­ständ­nis innerhalb des Managements
  • Prozessdokumentation im Hinblick einer ausstehenden Zertifzierung oder eines Audits
  • Prozessmodellierung für eine an­ste­hen­de IT-Un­ter­stüt­zung oder einer IT-Systemeinführung
  • Detaillierte Workflow-Modellierung mit dem Ziel einer Prozessautomatisierung (voll­stän­di­ge BPMN Mo­del­lie­rung im Sinne einer technischen Prozessbeschreibung)
  • Prozessaufnahmen mit dem Ziel der Reduzierung der Prozessvarianten
  • Aufdecken von Prozessfehlern (entscheidend, ob Happy path ausreicht oder alle Verzweigungen und Eventualitäten dokumentiert werden müssen)

Die oben genannten Beispiele geben Ihnen in jedem Fall Hinweise darauf, welche Flug­hö­he, welche Notation und welcher Detaillierungsgrad für die anstehende Prozessdokumenation gewählt werden sollte. Machen Sie sich ein klares Bild darüber, wer die zukünftige Zielgruppe ist. Handelt es sich um Leser auf den Fachbereichen oder handelt es sich um IT-Spezialisten? Dann passen Sie auch die Darstellung und Dokumentation der Prozesse dahingehend an.

Tipp 2: Visuelle, nutzerorientierte Prozessdokumentation erstellen

Versetzen Sie sich selbst in die Lage der Prozessmitarbeiter und stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wann und warum sollten die Prozessmitarbeiter oder das Management die Prozessdokumentation lesen wollen?
  • Welche Fragestellungen soll die Prozessdokumentation beantworten?
  • Wie sollte die Dokumentation beschaffen sein, damit Sie für die Leser den größten Nutzen stiftet?
  • Wie könnten Sie sich selbst am besten orientieren?
  • Wie könen Sie die Prozesse aufbereiten, damit sie gut lesbar und einfach zu verstehen ist?
  • Welche Informationen sind für die Leser handlungsleitend?
  • Welcher Detaillierungsgrad ist der richtige? Was kann weggelassen werden?

Wenn Sie bei der Beantwortung der Fragen stets die Perspektive der zukünftigen Nutzer einnehmen, werden Sie sicher die richtigen Schlüsse aus den Antworten ziehen, bevor Sie die die Art der Prozessaufnahme und die Form Ihrer zukünftigen Prozessdokumentation festlegen.

In den meisten Fällen ist die Antwort nämlich sehr naheliegend.

  • Arbeiten Sie mit möglichst mit visuellen und einfach zu verstehenden Elementen.
  • Machen Sie aus der Prozessdokumentation keine Wissenschaft.
  • Dokumentierten Sie in einfacher Sprache.
  • Vermeiden Sie unnötige Komplexität bei der Prozessaufnahme.
  • Bilden Sie nur das ab, was tatsächlich der Realität entspricht.
  • Arbeiten Sie bei der Prozessaufnahme und in Prozess-Workshops mit einfachen, interaktiven und haptischen Moderationsmethoden, um alle Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Das garantiert Ihnen ein gutes Ergebnis und eine akzeptierte Prozessdokumentation.

Tipp 3: Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation

Es klingt auf den ersten Blick banal, jedoch wird mangelnde Disziplin bei der Dokumentation häufig zum Stolperstein bei der Verwendung ebendieser. Lernen Sie, jedes Ergebnis aus Besprechungen, Abstimmungen, Workshops und Krisensitzungen in der Prozessdoku festzuhalten. Es gibt neue Beschlüsse und Projektergebnisse => ab damit in die Prozessdokumentation. Nur so gelingt es Ihnen, neue Erkenntnisse in die Abläufe Ihrer Organisation einzubringen. Dabei sollte es auch egal sein, ob es kurze, informelle Absprachen an der Kaffeemaschine oder Meetings sind.

Das ist für Sie sicher anfangs eine Umgewöhnung, doch diese wird sich auszahlen. Während Meetings sollten Ihre Mitarbeiter lernen Änderungen und Hinweise direkt in Ihre Prozessdokumentation einzuarbeiten. Ein Prozessschritt wird nun durch eine andere Prozessrolle durchgeführt? Vermerken Sie das direkt im Prozess! Es gibt eine neue Projekt-Vorlage? Aktualisieren Sie die Prozessdoku!

Im ganzen Unternehmen muss klar sein: Prozesse werden so durchgeführt, wie sie in der Prozessdokumentation beschrieben sind. Immer wenn Probleme auftreten, wird synchron die Prozessbeschreibung angepasst. Damit wird sichergestellt, dass Prozessmitarbeiter dieser Beschreibung folgen können.

Prozessdokumentation-kontinuierlich-verbessern

Verbessern Sie den Prozess kontinuierlich in interaktiven Workshops mit magnetischen Moderationskarten von Proboard 

Tipp 4: Schnittstellen im Prozessdesign optimieren

Die größten Schwachstellen in Prozessen sind Schnittstellen. Als Schnittstellen werden die Bereiche der Prozesse bezeichnet, an denen der Prozess- bzw. der Informationsfluss von einem Mitarbeiter an den nächsten übergeben wird. Oft werden hier auch Abteilungsgrenzen überschritten. An diesen Stellen werden Daten, Informationen oder Produkte von einer Abteilung in eine andere Abteilung übermittelt. Dort, wo eine solche Übergabe stattfindet, entstehen am häufigsten Fehler. Gründe hierfür sind z.B.:

  • Informationen gehen verloren
  • die falschen Daten oder Erzeugnisse werden übergeben
  • es ist nicht klar, in welcher Menge und Qualität die Übergabe erfolgen soll
  • fehlende oder unzureichende Kommunikation
  • Daher unser Tipp: Nicht vergessen: Halten Sie Verbesserungspotenziale und hilfreiche Hinweise im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung direkt fest.

Schnittstellen wenn möglich minimieren

Schnittstellen in Prozessen sind Übergabepunkte und diese sind immer Punkte, an denen Fehlerpotential besteht. Wenn möglich sollten Sie Schnittstellen in den Prozessen auf ein Mindestmaß reduzieren. Wie geht das? Arbeiten Sie mit den Prozessbeteiligten so lange am Prozessdesign, bis Sie die Aufgabendurchführung so verteilt haben, dass jede Prozessrolle genau die Aufgaben durchführt, die aus Sicht eines reibungslosen Prozessflusses optimal sind. Dabei kann es notwendig sein, dass Prozessrollen Aufgaben aus anderen Abteilungen übernehmen. Mitarbeiter, Führungskräfte und Abteilungsleiter müssen hier ihre bisherigen Hoheitsgebiete hinten an und ein Prozessdesign im Sinne des Gesamtziels in den Vordergrund stellen. Die Rolle eines starken, abteilungsübergreifenden Prozessmanagers ist hier von großem Vorteil. Diesen sollten Sie in Ihrem Unternehmen organisatorisch positionieren.

Schnittstellen sauber definieren

Definieren Sie klare Schnittstellen - also eindeutige Übergabepunkte - im Prozessdesign. Wer muss wann, welchen Output an wen, in welcher Menge, Qualität und Form liefern. Nur wenn die Antworten auf diese Fragen eindeutig aus der Prozessdokumentation hervorgehen ist allen Beteiligten klar, wie der Prozess zu durchlaufen ist. Diese klare Definition der Schnittstellen werden auch Service Level Agreements (SLAs) genannt und sind ein super Hilfsmittel, um Abstimmungsprobleme an den Übergabepunkten zu vermeiden.

Alle Schnittstellen an einen Tisch bringen

Für eine gute Prozessdokumentation müssen Sie alle Schnittstellen an der Prozessdokumentation beteiligen. Ihr Ziel muss es sein, aus den einzelnen Teilprozessen und Abteilungsgrenzen auszubrechen. Sie müssen die Rollen „links und rechts der Schnittstelle“ an einen Tisch bringen, um ein gemeinsames, optimales Prozessdesign zu erarbeiten. So können die Prozessbeteiligten eindeutige Übergabepunkte definieren. Nur eine Schnittstelle, die von allen beteiligten Parteien abgesegnet wurde, ist auch eine gute Schnittstelle.

Prozessdokumentation-mit-Proboard-Moderationskarten

Beteiligung aller Schnittstellen in Prozess-Workshops mit Hilfe von Proboard Moderationskarten

Tipp 5: Regelmäßige, abteilungsübergreifende Prozessaudits

Ihre Aufwände und Bemühungen zur Erstellung der Prozessdokumentation dürfen kein einmaliges Ereignis sein. Prozesse und die in diesen hinterlegten Regeln und Hilfsmittel müssen in regelmäßigen Abständen von den Prozessteams erneut hinterfragt werden. Prüfen Sie immer wieder, ob das Prozessdesign noch für die aktuellen Gegebenheiten passend ist. Gehen Sie hierzu den dokumentierten Prozess Schritt für Schritt durch und prüfen Sie, ob die Prozessmitarbeiter im Arbeitsalltag in der Dokumentation noch die passenden Regelungen, Entscheidungshilfen und Arbeitsmittel vorfinden. Stellen Sie für diese kleinen Prozessaudits ein passendes Team aus Prozessexperten zusammen. Am besten spricht eine Person den Prozess Schritt für Schritt durch, alle anderen kommentieren die Prozessbeschreibung stillschweigend. Im Anschluss führen Sie, moderiert durch den Prozessverantwortlichen, die Ergebnisse zusammen und passen die Prozessbeschreibung gegebenenfalls an. Ein nützlicher Nebeneffekt der Aktualisierung ist der Schulungseffekt. Alle Teilnehmer lernen den Prozess immer besser kennen und werden zu Prozessexperten. Verankern Sie diese abteilungsübergreifenden Prozessworkshops fest in Ihrer Unternehmensorganisation, um dauerhaft von der Prozessdokumentation zu profitieren.

Tipp 6: Prozessorientiert denken und handeln

Auch bei internen Audits gilt: Brechen Sie Silos im Unternehmen auf und betrachten Sie nicht die einzelnen Fachbereiche, sondern den gesamten Prozess. Führen Sie Ihre Audits prozessorientiert durch, um so nah wie möglich an der Arbeitsrealität zu auditieren. Beachten Sie insbesondere die erfolgskritischen Prozessschritte und Übergaben zwischen verschiedenen Prozessrollen. Hierbei kann Sie unsere leichtgewichtige Audit-Applikation unterstützen.

Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer die Frage „Welche Prozessbeschreibung betrifft das?“ und aktualisieren Sie diese entsprechend. So kann das beschlossene Ergebnis wirksam kommuniziert und umgesetzt werden.

Die Prozessbeschreibung ist zwar richtig, allerdings nutzen Ihre Mitarbeiter diese nicht im Alltag und es entstehen Probleme? Zeit für eine Schulung – schaffen Sie Bewusstsein für die Prozessbeschreibung und vermitteln Sie Erleichterung im Arbeitsalltag. 

 

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