Gute Vorbereitung ist alles. Vor dem Prozess-Workshop für die Prozessaufnahme sammeln Sie alle Basisdaten des Prozesses und gehen damit optimal vorbereitet in den Proboard-Workshop. Der Proboard-Prozesskoffer unterstützt Sie hierbei mit einem wiederverwendbaren Prozesssteckbrief-Template.

Definieren Sie während der Prozessaufnahme den Start- und den Endpunkt des Prozesses. Welcher Zustand muss gegeben sein, damit der Prozess startet. Welcher Zustand ist eingetreten, wenn der Prozess beendet ist. Eine knackige Formulierung definiert klare Prozessgrenzen und erspart viele Diskussionen.

Der Output ist die Daseinsberechtigung des Prozesses. Hinterfragen Sie während der Prozessaufnahme alle Outputs auf Sinnhaftigkeit und erfassen Sie die notwendigen detailliert. Sammeln Sie die Inputs, die benötigt werden, um die definierten Outputs des Prozesses erstellen zu können.

Welcher Nachfolgerprozess benötigt die Outputs des erhobenen Prozesses? Welcher Vorgängerprozess liefert die notwendigen Inputs? Das sind die zentralen Fragen der Prozessaufnahme. Stimmen Sie diese Verknüpfung des Prozesses mit all seinen Schnittstellen ab. Nur so gelangen Sie zu einem akzeptierten Prozess.

Visualisieren Sie nun im nächsten Schritt der Prozessaufnahme den Prozessablauf mit Teilprozessen. Erfassen Sie zuerst den Geradeaus-Prozess, der sich einzig und allein dem Ziel unterordnet, den Output zu erstellen. Im Anschluss daran modellieren Sie Verzweigungen und Rücksprünge.

Erarbeiten Sie im letzten Schritt der Prozessaufnahme die Stärken und die Schwächen des Prozesses und halten Sie diese fest. Welche Abläufe gelingen bereits sehr gut und wo muss dringend nachjustiert werden? Leiten Sie weitere Maßnahmen aus den aufgenommenen Daten ab und dokumentieren Sie diese.

Es gibt viele verschiedene Workshop-Methoden zur Prozessaufnahme, die unterschiedlichste Moderationstechniken und Visualisierungsmethoden anwenden. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Proboard Methode zur Prozessaufnahme vor. Mit dieser Methode beachten Sie alle Punkte, die für eine vollständige und qualitative Prozessaufnahme entscheidend sind.

Prozesse spielen in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Die Prozessaufnahme schafft Transparenz, zeigt Verantwortlichkeiten, erleichtert das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern und ermöglicht die Verkürzung von Auftrags- und Durchlaufzeiten. Vor allem in mittelständischen Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter häufig mehrere Prozessrollen einnimmt, kann die Aufnahme der Geschäftsprozesse viel Potenzial zur Verbesserung der Ablauforganisation aufzeigen.

Ziele der Prozessaufnahme

• Erheben Sie die aktuelle Ist-Situation
• Beschreiben Sie den aktuellen Ist-Prozess
• Stecken Sie die Grenzen des Prozesses ab
• Identifizieren Sie die Schwachstellen des Prozesses

Chancen

Schnittstellen

Steckbrief

Start- & Endereignis

Inputs & Outputs

Prozessablauf

Der Lieferumfang des Moderationskoffers basiert auf langjähriger Erfahrung bei der Prozessaufnahme nach der BPMN und der EPK Notation. Proboard leitet Sie zu einem neuartigen, interaktiven Vorgehen zur Aufnahme von Prozessen an. Prozessexperten versammeln sich am Whiteboard, um den Prozess gemeinsam zu erarbeiten. Die Methode wird durch den Proboard Prozesssteckbrief unterstützt, der jedem Moderationskoffer beiliegt. 

Mit den hochwertigen magnetischen Moderationskarten kann das Flussdiagramm interakiv erarbeitet und dabei jederzeit angepasst und verschoben werden. Die angenehme Haptik der hochwertigenAcrylglas-Formen lädt alle Workshop-Teilnehmer dazu ein, mit den Prozessen zu arbeiten und mit der BPMN oder EPK Notation zu experimentieren.

Die Proboard Moderationskarten zur Prozessaufnahme eignen sich jedoch nicht nur zur Erstellung des BPMN oder EPK Flussdiagramms sondern sind sehr vielseitig einsetzbar. Weitere Anwendungsgebiete des Moderationskoffers sind Brainstorming, SCRUM, Shopfloor Boards, Wertstromanalyse und vieles mehr.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Flussdiagramm nach BPMN, BPMN 2.0 oder EPK aufnehmen wollen. Mit der Proboard-Methode wird Ihr Prozess-Workshop sicher zu einem Erfolg. Mit Hilfe von Wertstromdesign können Sie Ihre Prozesse neu gestalten und optimieren. Der Proboard Moderationskoffer ist flexibel für Ihre Einsatzszenarien verwendbar.

Weitere Tipps für die Prozessaufnahme

Identifizieren Sie die richtigen Prozessgrenzen

Definieren Sie nicht nur, welche Prozesse bei der Prozessaufnahme aufzunehmen und zu dokumentieren sind, sondern auch um welche Prozesse es bei der Prozessaufnahme nicht geht. Leiten Sie aus diesem Ziel die Agenda des Workshops ab. Je genauer Sie dieses Ziel im Vorfeld herausarbeiten, desto klarer wird es während des Prozessaufnahme-Workshops für Sie und Ihre Teilnehmer, um welche Prozesse es geht. Unsere Erfahrung zeigt, dass Sie sonst Gefahr laufen, im Verlauf des Prozessaufnahme-Workshops mehrfach über die Frage zu stolpern, um welche Prozesse und Themen es geht und welche nicht.

Zusammengefasst hat das Setzen von Grenzen folgende Vorteile:

• Durch feste Grenzen/Leitplanken können Sie deutlich fokussierter arbeiten, und verbessern dadurch das Ergebnis der Prozessaufnahme
• Der Moderator tut sich einfacher dabei, die Workshop-Teilnehmer auf das richtige Thema zu lenken
• Sollte ein Teilnehmer vom Thema abschweifen, kann der vom Moderator schneller zurückgeholt werden
• Sie haben im Workshop die Möglichkeit, die im Vorfeld gesetzten Grenzen mit der Realität abzugleichen

Wählen Sie die richtigen Teilnehmer für die Prozessaufnahme

Die Wahl der richtigen Workshop-Teilnehmer ist für eine erfolgreiche Prozessaufnahme wesentlich. Sie benötigen die unterschiedlichsten Wissensträger. Diese sollten sowohl über das notwendige Fachwissen als auch das notwendige Strategiewissen verfügen, um die Zusammenhänge der Prozesse zu kennen. Dabei haben Führungskräfte meist ein solides Fachwissen aber dafür weniger Detailwissen. Auf der anderen Seite kennen Facharbeiter die Abläufe meist im Detail, haben dafür aber weniger Verständnis für prozessübergreifenden oder strategische Zusammenhänge.

Aus diesem Grund sollten Sie versuchen, unterschiedliche Hierarchiestufen an den Prozessaufnahme zu beteiligen. Die genaue Zusammensetzung der Teilnehmer ist natürlich vom Zweck der Prozessaufnahme abhängig.

Ist das Ziel eine möglichst detaillierte Prozessaufnahme auf Ebene der Arbeitsschritte, sollten Sie die Teilnehmer mit dem tiefsten Prozesswissen in Ihre Interviews integrieren. Steht dagegen die Harmonisierung der Schnittstellen und das Erkennen bereichsübergreifender Zusammenhänge bezogen auf die Wertschöpfungskette im Vordergrund, sollten Sie eher versuchen Teilnehmer auf höherer Hierarchiestufe für Ihre Prozessaufnahme zu gewinnen.

Sammeln Sie alle Prozessvarianten

Je mehr Teilnehmer an der Prozessaufnahme beteiligt sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie für die gleiche Tätigkeit unterschiedliche Vorgehensweisen erfassen. Berücksichtigen Sie bei der Prozessaufnahme alle Varianten, auch wenn Sie nicht alle direkt visuell abbilden müssen. Damit stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer wertgeschätzt fühlen und weiter aktiv bei der Prozessaufnahme mitarbeiten.

Sie verlieren keine Informationen, die Sie eventuell noch für spätere Prozessoptimierungen benötigen. Hinterfragen Sie immer kritisch, warum eine weitere Vorgehensweise und damit eine Prozessvariante existiert.

Valdieren Sie das Ergebnis der Prozessaufnahme

Damit Prozessaufnahme Workshops erfolgreich durchführen können, sollten Sie die Teilnehmeranzahl auf maximal 5-7 Teilnehmer begrenzen. Wählen Sie die am besten geeigneten Wissensträger aus den einzelnen Unternehmensbereichen aus. Die Aufgabe dieser Wissensträger ist es, ihren Bereich oder ihr Team repräsentieren können.

Dabei sollten Sie immer im Auge behalten, dass ein Workshop zur Prozessaufnahme nur eine bessere Stichprobe ist. Weisen Sie deshalb die Teilnehmer immer wieder darauf hin, dass Sie nach Möglichkeit die Realität wiedergeben sollten.

Versuchen Sie das Ergebnis Ihrer Prozessanalyse einem Realitätscheck zu unterziehen. Dazu sollten Sie das Ergebnis mit weiteren Wissensträgern abstimmen. Auf diesem Weg können Sie überprüfen, ob wichtigen Informationen vergessen wurden.

Sie können das Ergebnis der Prozessaufnahme mit der Bitte um Feedback an zusätzliche Reviewer senden. Das ist zwar die einfachste Herangehensweise in der Abwicklung, birgt aber das große Risiko, dass die Leser die Prozessdokumentation missinterpretieren. Zu diesem Problem kann es leider immer bei nicht eindeutig modellierten Prozessen kommen. Um Rückfragen oder Missinterpretationen zu vermeiden, sollten Sie den Realitäts-Check in einem gemeinsamen Termin durchführen, in dem Verständnisfragen und alle offenen Punkte sofort geklärt werden können.

Binden Sie unterschiedliche Perspektiven ein

Versuchen Sie sowohl diejenigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in die Prozessaufnahme einzubinden, die den Prozess ausführen, als  auch die Mitarbeiter, die die Rahmenbedingungen für den Prozess schaffen oder die Tools zur Verfügung stellen, damit der Prozess überhaupt funktionieren kann.

Dazu gehört natürlich die IT aber z.B. auch das Controlling, z.B. für die Erhebung von Kennzahlen. Oft lassen sich Prozessschwächen einfach auf die mangelnde Kommunikation zwischen den Verbundstellen zurückführen. Kennt die IT immer noch die genauen Anforderungen an die IT-Tools oder gibt es vielleicht schon eine Lücke zwischen bereitgestellter Lösung und Anforderung des Fachbereichs? Damit es nicht während der Prozessaufnahme zu vorschnellen Aussagen wie "Das geht nicht!", sollten Sie sicherstellen, dass von den Verbundstellen, der wichtigsten Support-Prozesse ebenfalls Wissensträger anwesend sind.

Nur so können Sie alle Optionen durchdenken und haben die Gewissheit, dass das Ergebnis der Prozessaufnahme auch tatsächlich die Realität widergibt. Oft ist ein mangelnder Informationsaustausch zwischen den Schnittstellen oder einfach eine fehlende Kommunikation die Ursache für Prozessschwächen.